Процессное управление – наводим порядок!

Как выбрать эффективный метод управления организацией который не только позволит своевременно достигать поставленных, но и обеспечит постоянный рост эффективности протекающих в компании процессов? Вопрос сложный, но все же решаемый. Для этого предлагаю подробнее разобрать некоторые основные методы управления со всеми их достоинствами и недостатками.

Несмотря на то, что многим компаниям ближе функциональные системы, все же хочу обратить внимание на процессный метод управления, который успешно применяется за рубежом еще со второй половины 70-х годов, и по сей день не потерял своей популярности и эффективности.

Процессный подход рассматривает деятельность организации как комплекс взаимосвязанных между собой бизнес-процессов.

Бизнес-процесс — это строго определенная последовательность действий (задач или мероприятий), цель которых заключается в создании конечного результата (услуги или продукта) для потребителей.

Рис. 1

В отличие от прочих методик, процессный подход концентрируется на результате и эффективных способах его достижения. При этом каждый процесс определяется как отдельный объект, со своим регламентом, проектом, планом и методами оценки эффективности.

Аморфная (хаотичная) модель

Рис. 2Названием данная система обязана отсутствию четкой и структурированной системы управления. Несмотря на то что данная модель может иметь формальную иерархию (Рис. 2), все рабочие потоки случайны и зависят от конкретной обстановки. Чаще всего аморфную модель можно встретить в молодых и небольших организациях, но бывают случаи, когда данную модель можно встретить и в крупных компаниях, которые находятся на рынке не один год.

Главный бонус в использовании представленной модели – это быстрота реакции на какие-либо изменения (внутренние либо внешние). Но есть и заметные недостатки, к которым относят:

  • Все заняты и делают все, но практически ничего не делается вовремя;
  • Огромная загрузка руководящего звена (начальник «грузнет» в задачах администрирования);
  • Сложно оценивать эффективность труда как отдельных сотрудников, так и всего подразделения;
  • Очень высокие и разносторонние требования к сотрудникам, которых трудно находить и очень больно терять.

Функциональная модель

Рис. 3Функциональная модель управления, реализована через передачу полномочий и ответственности посредством набора функций, которые распределяются между подразделениями – структурными единицами, объединенными однородностью выполняемых работ (снабжение, продажи, финансы и др.).

Данный метод управления чаще используется крупными и устоявшимися предприятиями.

Рисунок 3 показывает четкую иерархичность отношений отдельных подразделений, которые расположены в своих функциональных колодцах.

Поток работ при такой модели опускается через верхний уровень, а с низу вверх поступает поток информации. Директор опускает задачи к руководителям отделов (функциональных подразделений), которые приступают к поиску эффективного решения поставленной задачи и затем «раздают» задания своим подчиненным (исполнителям) вниз согласно всей иерархии.

Функциональное распределение бизнес-процессов исключает горизонтальные внутренние связи, вследствие чего исполнители лишаются возможности самостоятельно принимать решения, а на согласование всех действий уходит немало времени, а соответственно и ресурсов.

Еще одним камнем преткновения является противоречивость интересов представителей различных отделов. Это чаще всего и оказывается причиной низкой результативности.

Частые ротации и активная смена кадров также не помогают выйти из положения. Таким образом, в дальнейшем эффективность коммерческой деятельности резко идет на спад.

Здесь есть лишь одно преимущество – сосредоточение грамотных специалистов в функциональных подразделениях, что способствует решению любых задач (хоть и не всегда вовремя) поставленных в рамках подразделения, а также быстрый профессиональный рост специалистов за счет взаимного обмена знаниями.

Наиболее значимые недостатки функциональной схемы:

  • Низкая скорость бизнес-реакции — для принятия одного решения задействуется множество подразделений, при этом ответственность постоянно перекладывается с одного работника на другого, из-за чего выполнение любого задания происходит очень медленно;
  • Низкая мотивация – персонал ориентирован на бездумное выполнение ограниченных функций, а не на стремлении прийти к общей цели. Премии если и выплачиваются, то без привязки к результатам работы, а лишь на основе отсутствия замечаний, соблюдения установленной на предприятии трудовой дисциплины, личной симпатии руководителя и др.;
  • Нагромождение структурных подразделений (управленческая иерархия непомерно велика и может достигать 35 «этажей»);
  • Постоянное отвлечение руководства от главной цели (развития подразделений и фирмы в целом) на бюрократическое администрирование.

Процессная модель

Рис. 4Что бы избавиться от изъянов рассмотренных выше моделей необходимо использовать совершенно новый подход к управлению организацией – процессное управление. Процессный подход обусловлен построением качественных горизонтальных связей, при которых руководители более эффективно и прозрачно контролирую процессы, не отвлекаясь на второстепенные задачи. При этом стиль управления строится на основе передачи полномочий и ответственности исполнителям, а управление подразделениями осуществляется по «входам» и «выходам» бизнес-процессов.

Основным минусом данного подхода может стать необходимость во внедрении мероприятий обеспечивающих профессиональное развитие сотрудников.

Ну а позитивными изменениями, возникающими после внедрения процессной модели, можно отнести:

  • Повышение эффективности работы менеджмента — необходимость вмешиваться в бизнес-процессы появляется только в случае отклонений, что позволит сосредоточится на достижении стратегических целей;
  • Увеличение роста операционной эффективности — за счет более разумного использования внутренних ресурсов организации;
  • Повышение эффективности и производительности труда – задействованные в одном процессе сотрудники наделены достаточными полномочиями, что позволяет им самостоятельно координировать свою деятельность и решать любые задачи, а также возможно возникающие проблемы без привлечения руководителей. Такой подход позволяет более быстро решать вопросы и гибко управлять результатом;
  • Повышение мотивации сотрудников — поскольку деятельность руководителей и исполнителей ориентирована на получение конечного результата значимого для организации, то и от него напрямую будет зависеть и размер их материального вознаграждения;
  • Взаимозаменяемость сотрудников — за счет наличия эффективной системы передачи знаний обеспеченной четкими регламентами.

При этом процессный метод управления требует некоторых кардинальных изменений, таких как:

  • Разработка и внедрение четкого регламента, который пошагово описывает каждый бизнес-процесс с момента его начала до завершения (участники, порядок операций, взаимодействие, цели, показатели и др.);
  • Оптимизация (сокращение) организационной структуры до соответствия иерархии принятым в организации бизнес-процессам – обычно не более 5-ти этажей;
  • Формирование некоторых подразделений по кросс-функциональному признаку, то есть сплочение в одном подразделении команды специалистов разных профессий (специалист по продажам, юрисконсульт, менеджер по снабжению, инженер и др.). Кросс-функциональная команда способна с высокой эффективностью решать любые задачи и своевременно достигать поставленных целей в рамках бизнес-процесса, избегая при этом соперничества, излишней бюрократии и перекладыванием ответственности.

Процессное управление на практике

В современном мире, процессный метод управления требует значительного ресурса для обработки растущих информационных потоков, хранения данных и автоматизации типовых операций. Сегодня существует достаточно видов программного обеспечения, которые позволяют организовать управление бизнес-процессами посредством BPM систем, автоматизировать документооборот и канцелярию, построить эффективные взаимоотношения с Клиентами на базе CRM систем, а также поставить на конвейер управление проектами.

И самое главное — процессный подход доступен любой организации и затраты на его реализацию минимальны, а результат достаточно высок.

Подписывайтесь на новые статьи и видео !

Имя*
Email*

Контакты

Украина, г. Киев, бульвар Тараса Шевченка, 33

(044) 232-29-00

(098) 191-33-88

info@top-evolution.com.ua

Обратная связь

Наверх
Демо-версия ELMA CRM+ on-line
×
Демо-версия ELMA ECM+ online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA BPM online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA KPI online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA ПРОЕКТЫ+ online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Заказ презентации

Для заказа персональной презентации системы ELMA заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами чтобы договориться о времени и способе проведения презентации.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Получить Trial версию

Для получения Trial версии системы ELMA, заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, поможет подобрать необходимую конфигурацию, предоставит дистрибутив системы и интересующее количество временных лицензий.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA CRM+ online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Приобрести версию Elma Express 20

Набор версии ELMA Express на 20 пользователей – отличный выбор для небольшой компании. Заполните и отправьте пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с вами в ближайшее время, чтобы подробнее рассказать о составе набора, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести решение.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Приобрести версию Elma Express 30

Набор версии ELMA Express на 30 пользователей – отличный выбор для небольшой компании. Заполните и отправьте пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с вами в ближайшее время, чтобы подробнее рассказать о составе набора, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести решение.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Запрос стоимости Elma Enterprise

Заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, чтобы подробнее рассказать о вариантах и стоимости версии Elma Enterprise, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести данное решение.

Фаше ФИО
Ваша должность
Ваш телефон
Ваш Email
Название Компании
Страна / Город
Комментарий

×
Калькулятор
Платформа ELMA BPM
В стоимость платформы включены: Cервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM - базовый и приложение ELMA ECM+
Количество именных лицензий Elma BPM
Количество конкурентных лицензий Elma BPM
Elma CRM+
Elma Проекты+
Количество именных лицензий для Elma Проекты +
Elma KPI
Количество именных лицензий для Elma KPI
Количество именных лицензий к мобильным приложениям
Дополнительные модули
Комментарий
×
Закзать версию Elma Standart
[contact-form-7 404 "Not Found"]
×
Задать вопрос
Фаше имя
Ваш Email
Ваш вопрос

×
Выбор Demo Версии

Для всех продуктов линейки ELMA приготовлены отдельные Demo версии. Выберите пожалуйста ту версию, которая больше всего подойдет для решения Ваших задач.

×
Запрос стоимости Elma Standart

Заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, чтобы подробнее рассказать о вариантах и стоимости версии Elma Standart, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести данное решение.

Фаше ФИО
Ваша должность
Ваш телефон
Ваш Email
Название Компании
Страна / Город
Комментарий

×
Получить бесплатную версию

Для получения бесплатной версии системы ELMA, заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами для предоставления дистрибутива системы.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Подписка на рассылку

[wysija_form id=»1″]

×
Задать вопрос
Фаше имя
Ваш Email
Ваш вопрос

×
Для загрузки дистрибутива системы, заполните форму.

×
Мы свяжемся с Вами в ближайшее время!
+38(099) 999 9999