Стоять на месте не возможно! Предприятие либо двигается вперед, либо отстает и начинает двигаться назад. Способность организации поддерживать Конкурентоспособность, полностью зависит от эффективности системы управления, гибкости организационной структуры, уровня подготовки персонала, но самое главное, от качества построенных бизнес-процессов, от точности и прозрачности их исполнения.
На разных этапах, предприятия сталкиваются с надобностью провести реинжиниринг и автоматизацию бизнес-процессов, и это значительно влияет на их дальнейшее существование, повышая эффективность работы и ускоряя получение необходимого результата.
Если предприятие стоит на пути реорганизации, изменения стратегии и целей, или сталкивается с обострением конкуренции, возрастающими требованиями партнеров и клиентов, то Автоматизация бизнеса — первое, к чему стоит прибегнуть.
Как это работает?
Внедрение соответствующего программного обеспечения на базе BPM систем (например ELMA BPM), позволяет учесть и оптимизировать множество нюансов современного бизнеса, например:
- оптимизировать (сократить) штат сотрудников;
- чётко формулировать и распределять между задачи между подразделениями и внутри них;
- сократить время выполнения различных операций;
- снизить ошибки за счет автоматизации типовых операций;
- построить эффективную систему учета и контроля;
- упростить получение итоговых отчетов об отгрузках товара, финансовых операциях и др.
Автоматизация предприятия поможет систематизировать и упорядочить огромное количество информации, упростить процедуры и выполнение многих других рабочих моментов.
Организация документооборота
Удобные программы позволят с лёгкостью осуществлять приём, регистрацию и рассылку документов, контролировать работу с ними. Как правило, они содержат все необходимые шаблоны, поэтому ведение документации перестаёт быть трудоёмким делом. Если оформление каких-то типов документов нужно изменить – достаточно внести корректировки в базовый шаблон.
Автоматизация бизнеса даёт возможность хранить все документы в единой среде и на удаленном сервере. Это значит, что за считанные секунды можно найти необходимый договор, пользуясь системой поиска, или счет-фактуру 5-ти летней давности или любой другой документ, при этом получая информацию кем и когда он был создан, утвержден, рассмотрен и подписан. Поэтому от шкафов, заполненных папками и отчётами, можно избавиться. Также отпадает необходимость идти за различными документами и корреспонденцией в другие отделы, они все будут под рукой.
Электронный документооборот предполагает:
- коллективную работу – сотрудники будут выполнять оперативно свои функции, даже если находятся в разных офисах или городах;
- конфиденциальность – любые данные компании будут надёжно защищены, посредством гибкой индивидуальной и групповой политик безопасности;
- маршрутизацию – при необходимости документ можно отправить нужному адресату, используя заранее установленные правила (маршруты) движения документации.
Немаловажен и тот факт, что автоматизация предприятия способствует более быстрому обучению работников, ведь освоить программу гораздо легче, чем запомнить многочисленные нюансы заполнения разных видов документов.
Построение эффективных отношений с клиентами
Нередки случаи, когда потенциальные клиенты перестают интересоваться сотрудничеством из-за низкого уровня сервиса, громоздких процедур получения товара, услуг, документов, не качественной обратной связи и др. Зачастую это связано с тем, что сотрудники не успевают или забывают реагировать на обращения, не владеют точным регламентом действий, не могут самостоятельно дать четкий ответ, перенаправляя к другому специалисту, или берут паузу для поиска интересующей информации. В первую очередь это свидетельствует о недостаточной организации и регламентации процессов.
Чтобы уже на начальных этапах работы с заказчиками и партнерами не столкнуться с трудностями, необходимо позаботиться об организации работы посредством системы по управлению взаимоотношениями с клиентами (CRM), которая позволит:
- создать удобную клиентскую базу, где в профиле каждого клиента будет храниться вся необходимая информация – контактные данные, история, взаимодействий, продаж и прочее;
- планировать звонки и встречи, настраивать рассылки;
- разделить потенциальных клиентов и контрагентов;
- анализировать «воронку продаж»;
- контролировать динамику всех процессов взаимодействия;
- управлять маркетингом и др.
Автоматизация бизнеса во многом упрощает внутренние и внешние коммуникации. Благодаря единой системе, участниками одного бизнес-процесса одновременно могут быть представители отдела продаж и отдела снабжения, сотрудники склада и непосредственно руководитель компании. Что позволяет построить более простую и прозрачную систему взаимодействия, в которой четко регламентированы участники процесса и ответственные лица, обходя сложную, и порой неповоротливую вертикальную организационную структуру. Соответствующее программное обеспечение гарантирует быструю и слаженную работу всего предприятия.
Управление проектами
Платформа для управления бизнес-процессами необходима не только для организации документооборота и организации взаимоотношений с клиентами, но и для построения системы управления проектами. Специально разработанные приложения помогают грамотно распределить время, финансы и другие ресурсы. Пользуясь такой системой, вы сможете разделить все задачи между сотрудниками так, чтобы проект успешно завершился к указанному сроку. Программа управления проектами предусматривает:
- определение требований и формирование конечной цели;
- грамотное распределение ресурсов компании;
- коррекцию плана и подходов к его выполнению;
- гибкий контроль хода выполнения проекта;
- управление бюджетом и рисками;
- информирование участников проекта о положении дел.
Автоматизация предприятия, таким образом, существенно экономит время, что сказывает на качестве предоставляемых услуг. Любые проекты, ранее казавшиеся сложными из-за бумажной работы и привлечения специалистов из разных отделов, покажутся вам простыми. А значит, можно смело решаться на более серьёзные и выгодные сделки, которые принесут хорошую прибыль и неоценимый опыт.