Contentum BPM – система управління бізнес-процесами, що дозволяє перейти від паперових інструкцій до автоматизації виконання та контролю над процесами, що значно полегшує управління та підвищує ефективність діяльності компанії.

Оскільки в основі CONTENTUM BPM лежить концепція процесного управління організацією, це дозволяє повноцінно реалізувати моделювання, виконання, моніторинг та вдосконалення всіх бізнес-процесів організації.

В основі роботи CONTENTUM BPM лежить цикл PDCA – Цикл Шухарта – Демінга, що умовно поділяє функціональність системи на чотири частини:

P (Plan) - Проектування та Моделювання

D (Do) – Виконання та Реалізація

C (Check) - Контроль та Моніторинг

A (Act) - Поліпшення та оптимізація

Contentum BPM – це професійний інструмент, який забезпечує ефективне управління бізнес-процесами в організації. Для більш оптимальної та комфортної роботи з моделювання та контролю за бізнес-процесами розроблено зручні механізми.

Показники процесів – це інструмент, який дає можливість вимірювати та оцінювати якість виконання бізнес-процесів. У системі реалізовано 2 показники – тимчасові та технічні показники. Тимчасові показники дозволяють вимірювати мінімальний, максимальний та середній час проходження всього процесу чи певного його етапу та відстежувати динаміку покращень.

Технічні показники вимірюють все інше, що не пов'язано з часом. Наприклад, кількість процесів, запущених за певний період, що покаже динаміку замовлень, виручку всього відділу продажів або окремого менеджера та ін.

Також показники можна поділити на показники процесу та персональні показники.

Персональні показники дозволяють визначити, хто з менеджерів частіше запускав певний процес або, хто частіше виконує певне завдання і т.д.

Для зручного моніторингу показників використовуються панелі з діаграмами, гістограмами, «Спідометрами» та ін.

Після публікації процес стає доступним з web частини співробітникам, які отримали до нього доступ і може бути запущений декількома способами:

Вручну натиснувши кнопку запуску процесу;

З картки об'єкта системи - наприклад, з документа або картки контрагента;

Автоматично за подією всередині або поза системою – наприклад, заповнення форми відвідувачем корпоративного сайту.

Після запуску система автоматично вибере виконавців і роздасть завдання, виходячи із закладеної в процес логіки.

У системі реалізований зручний механізм для моніторингу та контролю ходу процесу.

Монітор процесу дозволяє відслідковувати кожні крок по процесу, а показники процесу дозволяють у кількісному та якісному еквіваленті оцінити як ефективність самого процесу, так і ефективність роботи співробітників.

Даний інструмент дозволяє швидко та точно виявляти слабкі місця та вносити відповідні коригування.

Кожен бізнес-процес містить у собі механізм, що дозволяє реалізовувати ідеї щодо його поліпшення та оптимізації.

На кожному етапі виконання процесу користувачам доступна кнопка для покращення бізнес-процесу, після натискання якої можна викласти свої ідеї, пропозиції та зауваження.

Цей механізм дозволяє будь-якому співробітнику брати участь у вдосконаленні бізнес-процесів організації.

Показники процесів – це інструменти, які дають змогу вимірювати та оцінювати якість виконання бізнес-процесів.

У системі реалізовано 2 показники – тимчасові та технічні показники.

Тимчасові показники дозволяють вимірювати мінімальний, максимальний та середній час проходження всього процесу чи певного його етапу та відстежувати динаміку покращень.

Технічні показники вимірюють все інше, що не пов'язано з часом.

Наприклад, кількість процесів, запущених за певний період, що покаже динаміку замовлень, виручку всього відділу продажів або окремого менеджера та ін.

Також показники можна поділити на показники процесу та персональні показники.

Персональні показники дозволяють визначити, хто з менеджерів частіше запускав певний процес або, хто частіше виконує певне завдання і т.д.

Для зручного моніторингу показників використовуються панелі з діаграмами типу «Спідометр» та ін.

Для побудови графічної моделі бізнес-процесів у системі Contentum використовується нотація BPMN 2.0 для опису бізнес-процесів. Це найсучасніший міжнародний стандарт, який включає безліч ноу хау.

В Contentum BPM реалізовано механізм ручної та автоматичної генерації необхідної документації щодо створених процесів, а також можливість постачати процеси online методичками.

Існують такі види документів:

Регламент процесу – документ, який містить докладну інформацію про процес – схеми процесу, входи/виходи, ролі, відповідальних осіб, опис завдань, мети та ін. Цей документ цілком підходить для використання як частини системи управління якістю.

Карта процесу - інтерактивна схема, що дозволяє зрозуміти пристрій процесу

HTML документи – будуть зручними за узгодженням схем процесів Для зручності користувача, реалізована можливість постачати процес «вбудованими» web методичками всіх кроках і етапах процесу.

В Contentum BPM реалізовані зручні механізми для автоматичної генерації необхідної документації змодельованих процесів, а також можливість постачати процеси online методичками.

Існують такі види документів:

- Регламент процесу – документ, який містить докладну інформацію про процес – схеми процесу, входи/виходи, ролі, відповідальних осіб, опис завдань, мети та ін. Цей документ цілком підходить для використання як частини системи управління якістю.

- Карта процесу - інтерактивна схема, що дозволяє зрозуміти пристрій процесу.

- HTML документи – будуть зручними за узгодження схем процесів. Для зручності користувача, реалізована можливість постачати процес «вбудованими» web методичками на всіх кроках та етапах процесу.

В любой развивающейся компании, бизнес-процессы должны развиваться параллельно с ней. 

Чтобы масштабы бизнеса не стали камнем в развитии процессов, в системе Contentum BPM реализован механизм, обеспечивающий их синхронное развитие. 

Процессы можно разделить на простые и сложные (большие). Простые процессы – отличаются небольшим количеством участников и шагов.

Большие процессы, как правило это основные (сквозные процессы), отличаются огромным количеством шагов, множеством участников и масштабными диаграммами.  

Для упрощения работы с процессами, существует 2 механизма — внутренние и внешние подпроцессы. 

Особенность подпроцессов в том, что с их помощью можно разбить огромные цепи на более мелкие, сделать читаемыми масштабные карты процессов и облегчить моделирование.

Налагодження процесів - механізм, що дозволяє запустити процес на будь-якому етапі, з будь-яким набором даних і пройти весь шлях, здійснюючи модифікацію процесу, перш ніж запустити його в роботу.

Це практично зводить до «0» наявність помилок у запущеному в роботу процесі та прискорює їх реалізацію, що особливо актуально для великих процесів, де необхідно протестувати та налагодити сотні кроків.

Використання сценаріїв значно розширює можливості системи автоматизації багатьох операцій, які без них виконувались би в напівавтоматичному або ручному режимах.

Сценарії – це певні скрипти, написані мовою C# і дозволяють на потрібному етапі бізнес-процесу виконувати ті чи інші нестандартні дії – автоматичне визначення різних параметрів та заповнення полів, надсилання повідомлень та електронної пошти, управління динамічними формами, створення документів, угод, прийняття рішень та безліч інших дій.

Сценарії можна писати прямо в дизайнері Contentum, в який вбудований зручний редактор, з підказками, що спливають, автоматично перевіряється синтаксисом і можливістю емуляції (тесту) написаного коду.

У системі реалізовано можливість створення користувацьких розширень (плагінів), які спрощують використання сценаріїв в інших процесах. Але головна особливість у тому, база знань Contentum містить сотні готових сценаріїв, які необхідно просто додати в процес, вносячи мінімальні правки, що дозволяє їх використовувати аналітикам, які не мають навичок програмування.

Програма для управління бізнес-процесами Contentum BPM включає повний набір необхідних засобів для якісної взаємодії всередині компанії — Стрічка повідомлень для оправки повідомлень, обговорень і повідомлень, різні види календарів для планування діяльності, Contentum Agent, плагін для MS Outlook та ін.

Стрічка повідомлень є чудовим інструментом для комунікації всередині компанії. Стрічка дозволяє організувати колективне обговорення завдань і документів, автоматично нагадуватиме про ті чи інші події, повідомляти про надходження нових завдань, зміну об'єктів, надсилати повідомлення користувачам та ін. Стрічка зберігає абсолютно всю історію і має зручний розширений пошук.

Календар дозволяє ефективно організувати робочий час, як особисте, і час підлеглих. За допомогою календаря можна планувати дзвінки, зустрічі та наради, керувати завантаженням переговорних кімнат та конференц-залу. Можливість створювати в системі загальні календарі та гнучко керувати доступом до них дозволяє ефективно керувати корпоративними заходами. Календарі підтримують синхронізацію із зовнішніми календарями за допомогою протоколу iCal, що дозволяє організовувати особистий і робочий час.

Даний розділ містить загальну інформацію про користувачів системи – ПІБ та фото співробітників, посади, дати прийому на роботу, дні народження та контакти. Прямо звідси керівники можуть переглядати календарі своїх підлеглих, бачити поточні завдання, аналізувати виконавську дисципліну та трудовитрати. Також з розділу «Компанія» співробітникам можна надсилати повідомлення, ставити завдання, встановлювати відсутності та призначати заміщення.

У системі Contentum реалізований зручний механізм постановки завдань та контролю їх виконання, що дозволяє полегшити керівникам не лише управління завданнями, а й підвищити трудову дисципліну.

Постановка та виконання завдань

При постановці завдання, окрім стандартних описів та часу виконання завдання, ініціатору доступні такі опції:

- Вибір узгоджуючого – у результаті виконання завдання розпочнеться лише у разі позитивного узгодження.

- Постановка завдання на поточний контроль та вибір контролера.

- Вибір та постановка завдання співвиконавцям.

- можливість вказувати планові трудовитрати.

Після збереження завдання миттєво буде поставлено виконавцю, про що він буде проінформований залежно від налаштувань оповіщення — у Стрічку, електронною поштою або СМС.

Контроль виконання завдань

Абсолютно всі завдання мають статуси виконання, які сигналізують керівнику про діяльність виконавця – чи прочитана задача виконавцем чи ні, на скільки % вже виконана, прострочена чи ні та ін. Завершуючи завдання, виконавець може додати коментар, прикріпити документи або файли та вказувати трудовитрати. Керівник, перевіряючи виконане завдання, може повернути її на доопрацювання або прийняти, після чого вона набуває статусу «завершена» і вирушає до архіву.

Виконавча дисципліна

В системі реалізовано зручний механізм із побудови звітів, а управління виконавчою дисципліною вже є готовий звіт. Оскільки всі завдання мають терміни виконання, то звіт покаже, скільки всього було завдань за вибраний період, скільки з них виконано в строк, а скільки прострочено, а також розрахує % виконавчої дисципліни. Ці дані можна ефективно застосовувати у мотиваційних програмах при розрахунку зарплат працівників.