ELMA BPM – система управления бизнес-процессами, позволяющая перейти от бумажных инструкций к автоматизации исполнения и контроля над процессами, что значительно облегчает управление и повышает эффективность деятельности компании.

Поскольку в основе ELMA BPM лежит концепция процессного управления организацией, это позволяет полноценно реализовать моделирование, исполнение, мониторинг и совершенствование всех бизнес-процессов организации.

Как работает ELMA BPM

В основе работы ELMA BPM лежит цикл PDCA - Цикл Шухарта – Деминга что условно разделяет функциональность системы на четыре части:

P (Plan) - Проектирование и Моделирование

D (Do) – Исполнение и Реализация

C (Check) - Контроль и Мониторинг

A (Act) - Улучшение и Оптимизация

ELMA BPM – это профессиональный инструмент который обеспечивает эффективное управление бизнес-процессами в организации. Для более оптимальной и комфортной работы по моделированию и контролю за бизнес-процессами, разработаны удобные механизмы.

  • Моделирование
  • Исполнение
  • Контроль и мониторинг
  • Улучшение
  • Показатели процесса
  • BPMN 2.0
  • Регламент процесса
  • Отладка процессов
  • Сценарии

В дизайнере системы предусмотрен целый раздел по моделированию бизнес-процессов, который доступен для освоения практически любому сотруднику, после некоторой подготовки.

Бизнес-процессы моделируются с использованием языка BPMN 2.0, что делает их универсальными и понятными в бизнес среде.

Пока процесс находится в разработке, он доступен только сотруднику, который занимается его моделированием и запускается в работу только после полной доработки, проверки и публикации.

После публикации, процесс становится доступным из web части сотрудникам, получившим к нему доступ и может быть запущен несколькими способами: 

Вручную нажав на кнопку запуска процесса; 

Из карточки объекта системы — например из документа или карточки контрагента; 

Автоматически по событию внутри или вне системы – например заполнение формы посетителем корпоративного сайта. 

После запуска система автоматически выберет исполнителей и раздаст задачи исходя из заложенной в процесс логики.

В системе реализован удобный механизм для мониторинга и контроля хода процесса. 

Монитор процесса позволяет отслеживать каждые шаг по процессу, а показатели процесса позволяют в количественном и качественном эквиваленте оценить, как эффективность самого процесса, так и эффективность работы сотрудников. 

Данный инструмент позволяет быстро и точно выявлять слабые места и вносить соответствующие корректировки.

Каждый бизнес-процесс содержит в себе механизм, позволяющий реализовывать идеи по его улучшению и оптимизации.

На каждом этапе исполнения процесса пользователям доступна кнопка для улучшению бизнес-процесса, после нажатия которой можно изложить свои идеи, предложения и замечания. 

Данный механизм позволяет любому сотруднику участвовать в совершенствовании бизнес-процессов организации.

Показатели процессов – это инструменты, которые дают возможность измерять и оценивать качество выполнения бизнес-процессов.

В системе реализованы 2 показателя – временные и технические показатели.

Временные показатели позволяют измерять минимальное, максимальное и среднее время прохождения всего процесса или определенного его этапа и отслеживать динамику улучшений. 

Технические показатели измеряют все остальное что не связанно со временем.

Например, количество процессов, запущенных за определенный период что покажет динамику заказов, выручку всего отдела продаж или отдельного менеджера и др. 

Также показатели можно разделить на показатели процесса и персональные показатели.

Персональные показатели позволяют определить кто из менеджеров чаще запускал определенный процесс или, кто чаще выполняет определённую задачу и т.д. 

Для удобного мониторинга показателей, используются панели с диаграммами, типа «Спидометр» и др.

Для построения графической модели бизнес-процессов, в системе ELMA используется нотация BPMN 2.0 для описания бизнес-процессов. Это самый современный международный стандарт, который включает в себя множество ноу хау.

В ELMA BPM реализована механизм ручной и автоматической генерации необходимой документации по созданным процессам, а также возможность снабжать процессы online методичками.

Существуют следующие виды документов:

Регламент процесса – документ, который содержит подробную информацию о процессе – схемы процесса, входы/выходы, роли, ответственных лиц, описание задач, цели и др. Данный документ вполне подходит для использования как части системы менеджмента качества.

Карта процесса – интерактивная схема, позволяющая понять устройство процесса


HTML документы – будут удобными при согласовании схем процессов Для удобства пользователя, реализована возможность снабжать процесс «встроенными» web методичками на всех шагах и этапах процесса.

Отладка процессов – механизм, позволяющий запустить процесс на любом этапе, с любым набором данных и пройти весь путь, осуществляя на ходу модификацию процесса, прежде чем запустить его в работу. 

Это практически сводит к «0» наличие ошибок в запущенном в работу процессе и ускоряет их реализацию, что особенно актуально для больших процессов, где необходимо протестировать и отладить сотни шагов.

Использование сценариев, значительно расширяет возможности системы по автоматизации многих операций, которые без них выполнялись бы в полуавтоматическом или ручном режимах.

Сценарии – это определенные скрипты, написанные на языке C# и позволяют на нужном этапе бизнес-процесса выполнять те или иные нестандартные действия – автоматическое определение различных параметров и заполнении полей, отправки уведомлений и электронной почты, управление динамическими формами, создание документов, сделок, принятии решений и множество других действий.

Сценарии можно писать прямо в дизайнере ELMA, в который встроен удобный редактор, со всплывающими подсказками, автоматически проверяемым синтаксисом и возможностью эмуляции (теста) написанного кода.

В системе реализована возможность создания пользовательских расширений (плагинов), которые упрощают использование сценариев в других процессах. Но главная особенность в том, база знаний ELMA содержит сотни готовых сценариев, которые необходимо просто добавить в процесс, внося минимальные правки, что позволяет их использовать аналитикам не обладающих навыками программирования.

Управление бизнес-процессами

Программа для управления бизнес-процессами ELMA BPM включает в себя полный набор необходимых средств для качественного взаимодействия внутри компании — Лента сообщений для оправки сообщений, обсуждений и уведомлений, различные виды календарей для планирования деятельности, Elma Agent, плагин для MS Outlook и др.

  • Показатели процесса
  • Документация по процессу
  • Большие процессы
  • Отладка процессов
  • Сценарии

Показатели процессов – это инструмент, которые дает возможность измерять и оценивать качество выполнения бизнес-процессов. 

В системе реализованы 2 показателя – временные и технические показатели.

Временные показатели позволяют измерять минимальное, максимальное и среднее время прохождения всего процесса или определенного его этапа и отслеживать динамику улучшений. 

Технические показатели измеряют все остальное что не связанно со временем. Например, количество процессов, запущенных за определенный период что покажет динамику заказов, выручку всего отдела продаж или отдельного менеджера и др. 

Также показатели можно разделить на показатели процесса и персональные показатели. 

Персональные показатели позволяют определить кто из менеджеров чаще запускал определенный процесс или, кто чаще выполняет определённую задачу и т.д.

Для удобного мониторинга показателей, используются панели с диаграммами, гистограммами, «Спидометрами» и др.

В ELMA BPM реализованы удобные механизмы для автоматической генерации необходимой документации по смоделированным процессам, а также возможность снабжать процессы online методичками. 

Существуют следующие виды документов: 

- Регламент процесса – документ, который содержит подробную информацию о процессе – схемы процесса, входы/выходы, роли, ответственных лиц, описание задач, цели и др. Данный документ вполне подходит для использования как части системы менеджмента качества. 

- Карта процесса – интерактивная схема, позволяющая понять устройство процесса.

- HTML документы – будут удобными при согласовании схем процессов. Для удобства пользователя, реализована возможность снабжать процесс «встроенными» web методичками на всех шагах и этапах процесса.

В любой развивающейся компании, бизнес-процессы должны развиваться параллельно с ней. 

Чтобы масштабы бизнеса не стали камнем в развитии процессов, в системе ELMA BPM реализован механизм, обеспечивающий их синхронное развитие. 

Процессы можно разделить на простые и сложные (большие). Простые процессы – отличаются небольшим количеством участников и шагов.

Большие процессы, как правило это основные (сквозные процессы), отличаются огромным количеством шагов, множеством участников и масштабными диаграммами.  

Для упрощения работы с процессами, существует 2 механизма — внутренние и внешние подпроцессы. 

Особенность подпроцессов в том, что с их помощью можно разбить огромные цепи на более мелкие, сделать читаемыми масштабные карты процессов и облегчить моделирование.

Отладка процессов – механизм, позволяющий запустить процесс на любом этапе, с любым набором данных и пройти весь путь, осуществляя на ходу модификацию процесса, прежде чем запустить его в работу. 

Это практически сводит к «0» наличие ошибок в запущенном в работу процессе и ускоряет их реализацию, что особенно актуально для больших процессов, где необходимо протестировать и отладить сотни шагов.

Использование сценариев, значительно расширяет возможности системы по автоматизации многих операций, которые без них выполнялись бы в полуавтоматическом или ручном режимах.

Сценарии – это определенные скрипты, написанные на языке C# и позволяют на нужном этапе бизнес-процесса выполнять те или иные нестандартные действия – автоматическое определение различных параметров и заполнении полей, отправки уведомлений и электронной почты, управление динамическими формами, создание документов, сделок, принятии решений и множество других действий. 

Сценарии можно писать прямо в дизайнере ELMA, в который встроен удобный редактор, со всплывающими подсказками, автоматически проверяемым синтаксисом и возможностью эмуляции (теста) написанного кода.

В системе реализована возможность создания пользовательских расширений (плагинов), которые упрощают использование сценариев в других процессах. 

Но главная особенность в том, база знаний ELMA содержит сотни готовых сценариев, которые необходимо просто добавить в процесс, внося минимальные правки, что позволяет их использовать аналитикам не обладающих навыками программирования.

Внутренний портал

  • Лента сообщений
  • Календарь
  • Компания
  • Задачи
  • Мобильные приложения
  • Интерфейсы

Лента сообщений представляет собой отличный инструмент для коммуникации внутри компании. Лента позволяет организовать коллективное обсуждение задач и документов, будет автоматически напоминать о тех или иных событиях, уведомлять о поступлении новых задач, изменение объектов, отправлять сообщения пользователям и др. Лента хранит абсолютно всю историю и обладает удобным расширенным поиском.

Календарь позволяет эффективно организовать рабочее временем, как личное, так и время подчиненных.  Посредством календаря можно планировать, звонки, встречи и совещания, управлять загрузкой переговорных комнат и конференц-зала. Возможность создавать в системе общие календари и гибко управлять доступом к ним позволяет эффективно управлять корпоративными мероприятиями. Календари поддерживают синхронизацию с внешними календарями посредством протокола iCal, что позволяет организовывать и личное и рабочее время.

Данный раздел содержит общую информацию о пользователях системы – ФИО и фото сотрудников, должности, даты приема на работу, дни рождения и контакты. Прямо отсюда руководители могут просматривать календари своих подчиненных, видеть текущие задачи, анализировать исполнительскую дисциплину и трудозатраты. Также из раздела «Компания», сотрудникам можно отправлять сообщения, ставить задачи, устанавливать отсутствия и назначать замещения.

В системе ELMA реализован удобный механизм постановки задач и контроля их исполнения, что позволяет облегчить руководителям не только управление задачами, но и повысить трудовую дисциплину.


Постановка и исполнение задач


При постановке задачи, помимо стандартных описания и времени выполнения задачи, инициатору доступны следующие опции:

- Выбор согласующего – в результате исполнение задачи начнется только в случае положительного согласования.

- Постановка задачи на текущий контроль и выбор контроллера.

- Выбор и постановка задачи соисполнителям.

- Возможность указывать плановые трудозатраты.

После сохранения, задача мгновенно будет поставлена исполнителю, о чем он будет проинформирован в зависимости от настроек оповещения — в Ленту, по электронной почте или СМС.


Контроль исполнения задач


Абсолютно все задачи имеют статусы исполнения, которые сигнализируют руководителю о деятельности исполнителя – прочитана ли задача исполнителем или нет, на сколько % уже выполнена, просрочена или нет и др. Завершая задачу, исполнитель при может добавить комментарий, прикрепить документы или файлы и указывать трудозатраты. Руководитель, проверяя выполненную задачу может вернуть ее на доработку или принять, после чего она принимает статус «завершена» и отправляется в архив.



Исполнительская дисциплина 

В системе реализован удобный механизм по построению отчетов, а для управления исполнительской дисциплиной уже есть готовый отчет. Поскольку все задачи имеют сроки выполнения, то отчет покажет сколько всего было задач за выбранный период, сколько из них выполнено в срок, а сколько просрочено, а также рассчитает % исполнительской дисциплины. Эти данные можно эффективно применять в мотивационных программах при расчете заработных плат сотрудников.

Для обеспечения эффективной работы с системой посредством мобильных устройств, созданы приложения для Android, iPhone и iPad, которые доступны для скачивания в Play market и App store. Любой сотрудник установивший приложение, станет полноценным участником процессов и сможет использовать весь функционал системы где бы он не находился.

Интерфейс

Интуитивно понятный и удобный интерфейс, обеспечивает простую и быструю навигацию по системе. Пакетная синхронизация позволяет один раз загрузить свежую информацию

Задачи

Адаптивный интерфейс, позволяет одинаково удобно отображать все типы задач (задачи по документам, задачи по процессам и обычные поручения) как на обычном ПК, так и на мобильном устройстве. 

Наличие мобильного приложения позволяет постоянно держать на контроле важные задачи и события, участвовать в обсуждениях, контролировать трудовую дисциплину и принимать своевременные управленческие решения. 

Также из мобильного приложения доступен весь набор функций для работы с электронными документами — согласование, подписание, ознакомление, вынесение резолюции, расстановка задач по резолюции и др. Поэтому вне зависимости от местонахождения сотрудника у него будет возможность участвовать во всех процессах организации, своевременно и качественно выполнять поставленные задачи. 




Лента 

В мобильной версии, как и в стационарной, полностью реализована Лента сообщений, которая оповещает пользователя о наличии задач, сообщений и напоминаний, что позволяет быть в курсе событий даже за пределами рабочего места. 


Бизнес-процессы

Также в мобильном приложении реализован механизм запуска всех имеющихся в системе бизнес-процессов. Соответственно, пользователь может быть не только участником запущенных процессов, но инициатором — то есть запускать собственные бизнес-процессы.

В системе ELMA BPM реализованы несколько вариантов пользовательских интерфейсов, позволяющих эффективно взаимодействовать с системой через дополнительные приложения, электронную почту, а также присутствует возможность создавать и гибко настраивать пользовательские интерфейсы.


Настройка пользовательских интерфейсов 

Создание и настройка пользовательских интерфейсов и настройка портала осуществляется через встроенный визуальный редактор.

Редактор позволяет создавать индивидуальные интерфейсы, как для отдельных пользователей, так и для подразделений. Внутри созданных интерфейсов, можно создавать отдельные страницы и настраивать их содержимое — меню, тулбары, панели управления и мониторинга. Так, например, можно создать отдельный интерфейс для сотрудников отдела продаж и вынести на главную страницу панели с шаблонами договоров, «лидами», сделками и др.

Наряду с этим, система позволяет удобную кастомизацию интерфейса под корпоративный стиль предприятия через стандартные настройки, без привлечения программиста.


ELMA Rich e-mail interface
 

Электронная почта и сейчас остается востребованным инструментом в деловом общении. Поэтому создан отдельный интерфейс «ELMA Rich e-mail interface», который позволяет посредством корпоративной почты, не только получать информацию о задаче, но и управлять ими – принимать решения из интерфейса почтовой программы. 

Особенность такого интерфейса в том, что в теле письма приходит информация о самой задаче, соответствующие кнопки для выполнения конкретной задаче и вложенный документ (если задача связанна с документооборотом).

Image

Ознакомиться с возможностями системы Вы можете самостоятельно, перейдя на демо стенд или заказав персональную презентацию.