Электронный документооборот (ELMA ECM+)

Электронный документооборот

Управлять документами легко!

В настоящее время, если в организациях установлены программы электронного документооборота – это говорит не только об имидже компании, но и является реальным показателем зрелости ее бизнес-процессов и высокой культуры в обращении с документами.

Документооборот в каком бы он виде он не был, присутствует на каждом предприятии, начиная от самых банальных служебных записок, заканчивая документами, имеющими сложные этапы согласования, рассмотрения, подписания и др. Зачастую, даже наличие регламента процессов и должностных инструкций не страхует от затягивания процедур и потери документов, а также не может обеспечить прозрачный контроль за движением документов.

Система автоматизации документооборота ELMA ECM — это как раз то решение, которое позволит избавиться от кучи бумаг на столе, упростить операции с документами, обеспечит хранение, распараллелит документопотоки, обеспечит четкий контроль, а также позволит реализовать собственные уникальные маршруты движения документов.

Концепция управления документами (контур ЭДО)

Вся концепция управления электронными документами основана на контуре ЭДО — электронный документооборот, который позволяет гибко управлять потоком документов, посредством таких операций, как: Захват, Хранение/Отображение/Поиск, Движение, Обеспечение безопасности, Контроль/Отчетность и Уничтожения документов. Набор всех действий прекрасно регламентируется MoReq2 – системой Европейских стандартов электронного документооборота

Основные функции ЭДО

Штрихкодирование

Система штрихкодирования документов, позволяет генерировать и печатать уникальные штриховые коды на документы, при их регистрации, а соответственно дает возможность мгновенной документ при его сканировании.

Генерация документов по шаблону

Система позволяет создавать различные шаблоны документов для последующей их генерации. Например, подставить в документ наименование контрагента, предмет, сумму, штрих код и другие данные. Генерация возможна в форматах MS Word и MS Excel, а также возможна трансформация в документы формат PDF.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП)

Возможность подписывать документы с использованием криптографической защиты, значительно повышает безопасность электронных документов.

Поиск документов

Функциональная система поиска ELMA ECM+ позволяет реализовать быстрый поиск по всем атрибутам документа, настроить расширенный поиск, сохранять результаты поиска в виде фильтров, а также находить документы по тексту вложенных файлов используя полнотекстовый поиск.

Настройки системы

В отличии от ELMA ECM+ не все программы электронного документооборота имеют такое важное преимущество, как гибкая подстройка под процессы компании, в которой она внедряется. Вот неполный перечень компонентов СЭД, которые подлежат настройке.

Типы документов

Система позволяет создавать различные типы документов (договора, счета, приказы и др.), с собственными настройками, индивидуальными формами отображения, маршрутами движения, уровнем доступа и многими другими особенностями.

Номенклатура документов

Номенклатура представляет собой систему хранения документов, что значительно облегчает формирование дел и их регистрацию. Номенклатура определяет правила формирования регистрационных номеров, сроков хранения документов, архивации и другое.

Маршруты движения документов

Созданные / Загруженные в систему документы, можно отправлять по заранее настроенным маршрутам, представляющие собой определенные алгоритмы действий (регистрация, согласование, подписание и др.), проходящие через разных исполнителей. Маршруты создаются и настраиваются индивидуально для каждого типа документа и с учетом всех особенностей бизнес-процессов организации.

Хранилище и архивация документов

В ELMA ECM+ реализована централизованная система хранения документов, которая обеспечивает быстрый доступ к нужным разделам и папкам. Система позволяет построить дерево папок (проводник) любой вложенности, с индивидуальными настройками и разграниченными правами доступа. Также в системе присутствует архив документов в который отправляются устаревшие, неактуальные или удаленные документы.

Формирование реестра документов

Система автоматизации документооборота ELMA ECM позволяет в «один клик» настроить формирование отдельных реестров для всех типов документов – «Счета на оплате», «Незакрытые договоры» и другие.

Дополнительные возможности

ELMA Agent – приложение, устанавливаемое на личный ноутбук или стационарный ПК на базе операционных систем Windows, Linux и Mac OS, позволяющее получать оповещения о происходящих событиях, синхронизироваться с лентой сообщений, а также работать с электронными документами (импорт, экспорт и редактирование).

Плагины для MS Word и MS Excel – позволяют загружать документы в систему прямо из основного меню документа, выгружать их из системы для редактирования и др.

Плагин для MS Outlook – позволяет обрабатывать входящие письма, создавать по ним задачи и импортировать документы в систему.

Внутренние документы

Не все программы электронного документооборота позволяют эффективно организовать работу с внутренними документами. Система автоматизации документооборота ELMA ECM+ решает эти задачи очень легко — служебные записки, заявления на отпуск/отгул, приказы, договоры, акты и множество других внутренних документов могут быть запущены по собственным уникальным маршрутам.

Все документы могут автоматически генерироваться по заранее подготовленным в системе шаблонам, что значительно облегчает работу с ними, сокращает время их заполнения и практически исключает возможные ошибки.

Рассмотрим, как это работает на примере некоторых документов

Служебные записки

Наличие платформы по управлению бизнес-процессами (ELMA BPM) позволяет автоматизировать работу с внутренними документами, в том числе и со служебными записками.

Для этого создается бизнес-процесс «Служебная записка», в который закладывается весь логический цикл действий с документом. После запуска процесса, система автоматически выбирает исполнителей, отправляет документ на согласование, рассмотрение или подписание, регистрирует, подставляет данные из справочников, формирует реестры и др.

Автоматизация документооборота значительно минимизирует объемы бумажных документов, упрощает этапы их движения и предотвращает их потерю.

Создание служебной записки

Создание и заполнение служебной записки происходит за считанные минуты.

Согласование и принятие решения

После создания, документ может быть отправлен на согласование или подписание – целью которых является принятие решения по дальнейшим действиям с документом.

Исполнение и контроль

Контроль движения документа по маршруту отслеживается посредством удобного мониторинга, который показывает у кого находится документ, какие задачи стоят перед исполнителем и др.

В случае превышения сроков выполнения задачи, система автоматически уведомит об этом инициатора.

Также, служебная записка может послужить основанием для постановки поручений для ее исполнения.

Приказы

Приказы – строгие документы требующие соблюдения определенных правил заполнения, ознакомления и исполнения.

Подготовка приказов

Система позволяет заполнить приказ в ручную или сгенерировать его по установленному шаблону и отправить по выбранному маршруту.

Согласование и подписание приказов

После отправки по маршруту, приказ попадает на согласование или подписание к ответственному лицу. В случае отказа, указывается причина, а документ автоматически возвращается на редактирование инициатору.

Регистрация приказов

В случает успешного согласования или подписания, следующим этапом для приказа может быть его регистрация, которую можно осуществить в ручном или автоматическом (не заметном для пользователя) режиме. При регистрации, приказу присваивается следующий порядковый номер в выбранном деле.

Ознакомление

После регистрации, с приказом следует ознакомить нужных сотрудников, отправив его на ознакомление.

По окончанию процедуры, будет сформирован лист ознакомления, с информацией об ознакомившихся с ним сотрудником.

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия дополняет электронный документооборот и позволяет выстроить правильную работу с электронными документами, организовать номенклатуру дел, создать реестры документов, упростить регистрацию, архивацию, хранение и поиск документов, а также обеспечить контроль над ходом исполнения задач и поручений

Обработка документов в системе ELMA ECM

Обработка водящих или исходящих документов в системе происходит в один клик, для этого в системе предусмотрены 4 основных документопотока — входящие, исходящие, договоры и внутренние документы.

Создание и регистрация нового документа осуществляется посредством сканирования, ручного добавления, добавление прямо из приложений MS Office (Outlook, Word, Excel) или автоматически в рамках бизнес-процесса.

Номенклатура дел позволяет создать любое количество мест регистрации с автоматической или ручной системой нумерацией документов.

Журнал регистрации зафиксирует данные о каждом зарегистрированном документе и позволит построить удобный реестр с учетом всех особенностей документооборота компании.

Рассмотрим, как это работает на примере регистрации входящего документа.

Создание и регистрация входящего документа

Создадим входящий документ, заполним необходимые атрибуты, прикрепим скан копию бумажного носителя (документа) или электронного варианта, отправим на регистрацию и получим электронный документ сохраненный и зарегистрированный в системе.

Рассмотрение входящего документа

Обычно, согласно регламенту делопроизводства, зарегистрированный документ отправляется на рассмотрение к руководителю для вынесения резолюции, а в случае необходимости и постановки задачи по резолюции.

Контроль

В осуществлении контроля над документами помогают специализированные отчеты. Отчеты позволят получить информацию о поставленных задачах по каждому отдельному документы, исполнителям задач, срокам выполнения и текущих статусах.

Поиск документов

Любой документ всегда легко найти, поскольку в системе реализованы несколько вариантов поиска – глобальный поиск, поиск по отдельным папкам с учетом типов документов, полнотекстовый поиск по содержимому вложений (для текстовых документов), а также с использованием сканера штрих кодов.

Программа учета договоров

Дополнительное приложение «Управления договорами» расширяет электронный документооборот, что позволяет организовать и упростить работу со входящими и исходящими договорами, а также приложениями и дополнительными соглашениями к ним.

С помощью данного модуля очень удобно построить систему контроля над всеми стадиями работы с договорами, а также реализовать операции по созданию, редактированию, согласованию, регистрации, подписанию, хранению и поиску договоров.

Типы договоров

Программа учета договоров, по умолчанию включает в себя два типа договоров – входящие, полученные от внешних контрагентов на поставку товаров или оказание услуг, а также исходящие, на оказание внешним контрагентам услуг или поставку товаров.

Оба типа отличаются друг от друга сценариями работы, а соответственно присутствуют свои особенности в их обработке.

При необходимости, специфику и сценарии работы с документами, можно легко настроить и адаптировать под любые особенности бизнеса.

Рассмотрим работу с договорами на примере исходящего договора

Управление договорами

Одной из проблем, которую решает программа учета договоров, это контроль их исполнения и их закрытие, невозможное без соответствующих документов – актов.

В системе реализован целый механизм, который будет контролировать и уведомлять о сроках исполнения, этапах исполнения и наличие закрывающих актов, что обеспечит выполнение всех обязательств по каждому исходящему договору.

Согласование и подписание договоров

Согласование и подписание электронной версии договоров осуществляется нажатием всего лишь одной кнопки, а в случае отказа, документ можно отредактировать прямо в системе, или отредактировать на персональном компьютере и добавить в виде новой версии. При этом система автоматически зафиксирует любые изменения по документу (кем, что и когда было изменено), сохранит комментарии или коллективную дискуссию.

Такой подход позволяет эффективно коммуницировать в процессе работы с договорами, а также быстро согласовывать их и подписывать.

Регистрация и подписание оригинала договора

Перед отправкой, электронный документ необходимо зарегистрировать в системе, распечатать финальную версию, подписать бумажный оригинал и отправить на подпись контрагенту.

После получения обратно подписанного обеими сторонами договора, его необходимо отсканировать и ввести в систему как финальную (официальную) версию, которая не подлежит изменениям.

Этапы договора

Программа учета договоров позволяет вести различные этапы по каждому отдельному договору. Система будет автоматически контролировать сроки всех созданных этапов и требовать от ответственных вложить соответствующие акты.

Контроль исполнения договора

Наличие в системе необходимых реестров с незакрытыми договорами и актами, позволит гибко контролировать исполнение договоров, а также всегда напомнить об отсутствии бумажных оригиналов.

Управление договорами через бизнес-процессы.

Посредством встроенной платформы ELMA BPM доступна автоматизация документооборота — процесс создания, редактирования, согласование и подписания электронной версии договора значительно упрощается.

В рамках бизнес процесса будут автоматически меняться статусы работы с документом, раздаваться задачи нужным исполнителям, документ будет отправляться на согласование и подписание, а участники процесса будут информированы на всех этапах работы.

При этом система будет контролировать сроки выполнения поставленных задач и уведомлять ответственных за их нарушение и др.

Управление оплатами

Система автоматизации документооборота ELMA ECM+

позволяет организовать эффективную работу с платежными документами (входящие и исходящие счета и др.), что обеспечит более быструю подачу и согласование заявок на оплату, упростить управление бюджетом, и обеспечит контроль на всех этапах движения документов.

Рассмотрим, как это происходит на простом примере согласования исходящего счета

Создание счета

Создание счета осуществляется в один клик, а наличие минимального количества заполняемых полей минимизирует ошибки при заполнении документа.

Согласование счета

Возможность отправки документа на согласование по заранее разработанным алгоритмам (маршрутам), позволяет значительно сократить время принятия решения, исключает потерю документов и способствует более быстрому выполнению задач.

Подписание документа

Наличие в системе электронно-цифровой подписи (ЭЦП), гарантирует безопасность подписанных электронных документов и ускоряет их обработку.

Оплата документа

В результате успешного согласования и подписания документа, сотруднику ответственному за оплату счета, поступает задача «Оплатить счет». Наличие необходимых статусов в карточке документа (кем и когда согласовано/подписано), позволяет без лишних вопросов осуществить оплату.

Внутренний портал

В отличии от ELMA ECM+ не все программы электронного документооборота включают в себя полный набор необходимых средств для качественного взаимодействия внутри компании — Лента сообщений для оправки сообщений, обсуждений и уведомлений, различные виды календарей для планирования деятельности и др.

Лента сообщений

Лента сообщений представляет собой отличный инструмент для коммуникации внутри компании. Лента позволяет организовать коллективное обсуждение задач и документов, будет автоматически напоминать о тех или иных событиях, уведомлять о поступлении новых задач, изменение объектов, отправлять сообщения пользователям и др. Лента хранит абсолютно всю историю и обладает удобным расширенным поиском.

Календарь

Календарь позволяет эффективно организовать рабочее временем, как личное, так и время подчиненных.  Посредством календаря можно планировать, звонки, встречи и совещания, управлять загрузкой переговорных комнат и конференц-зала.

Возможность создавать в системе общие календари и гибко управлять доступом к ним позволяет эффективно управлять корпоративными мероприятиями.

Календари поддерживают синхронизацию с внешними календарями посредством протокола iCal, что позволяет организовывать и личное и рабочее время.

Компания

Данный раздел содержит общую информацию о пользователях системы – ФИО и фото сотрудников, должности, даты приема на работу, дни рождения и контакты.

Прямо отсюда руководители могут просматривать календари своих подчиненных, видеть текущие задачи, анализировать исполнительскую дисциплину и трудозатраты.

Также из раздела «Компания», сотрудникам можно отправлять сообщения, ставить задачи, устанавливать отсутствия и назначать замещения.

Задачи

В системе ELMA реализован удобный механизм постановки задач и контроля их исполнения, что позволяет облегчить руководителям не только управление задачами, но и повысить трудовую дисциплину.

Постановка и исполнение задач

При постановке задачи, помимо стандартных описания и времени выполнения задачи, инициатору доступны следующие опции:

• Выбор согласующего – в результате исполнение задачи начнется только в случае положительного согласования.
• Постановка задачи на текущий контроль и выбор контроллера.
• Выбор и постановка задачи соисполнителям.
• Возможность указывать плановые трудозатраты.

После сохранения, задача мгновенно будет поставлена исполнителю, о чем он будет проинформирован в зависимости от настроек оповещения — в Ленту, по электронной почте или СМС.

Контроль исполнения задач

Абсолютно все задачи имеют статусы исполнения, которые сигнализируют руководителю о деятельности исполнителя – прочитана ли задача исполнителем или нет, на сколько % уже выполнена, просрочена или нет и др.

Завершая задачу, исполнитель при может добавить комментарий, прикрепить документы или файлы и указывать трудозатраты.

Руководитель, проверяя выполненную задачу может вернуть ее на доработку или принять, после чего она принимает статус «завершена» и отправляется в архив.

 

Исполнительская дисциплина

В системе реализован удобный механизм по построению отчетов, а для управления исполнительской дисциплиной уже есть готовый отчет.

Поскольку все задачи имеют сроки выполнения, то отчет покажет сколько всего было задач за выбранный период, сколько из них выполнено в срок, а сколько просрочено, а также рассчитает % исполнительской дисциплины.

Эти данные можно эффективно применять в мотивационных программах при расчете заработных плат сотрудников.

Мобильные решения

Для обеспечения эффективной работы с системой посредством мобильных устройств, созданы приложения для Android, iPhone и iPad, которые доступны для скачивания в Play market и App store.

Любой сотрудник установивший приложение, станет полноценным участником процессов и сможет использовать весь функционал системы где бы он не находился.

Интерфейс

Интуитивно понятный и удобный интерфейс, обеспечивает простую и быструю навигацию по системе. Пакетная синхронизация позволяет один раз загрузить свежую информацию и работать с ней даже в offline.

Задачи

Адаптивный интерфейс, позволяет одинаково удобно отображать все типы задач (задачи по документам, задачи по процессам и обычные поручения) как на обычном ПК, так и на мобильном устройстве.

Контроль

Наличие мобильного приложения позволяет постоянно держать на контроле важные задачи и события, участвовать в обсуждениях, контролировать трудовую дисциплину и принимать своевременные управленческие решения.

Работа с документами

Также из мобильного приложения доступен весь набор функций для работы с электронными документами — согласование, подписание, ознакомление, вынесение резолюции, расстановка задач по резолюции и др.

Поэтому вне зависимости от местонахождения сотрудника у него будет возможность участвовать во всех процессах организации, своевременно и качественно выполнять поставленные задачи.

Лента

В мобильной версии, как и в стационарной, полностью реализована Лента сообщений, которая оповещает пользователя о наличии задач, сообщений и напоминаний, что позволяет быть в курсе событий даже за пределами рабочего места.

Бизнес-процессы

Также в мобильном приложении реализован механизм запуска всех имеющихся в системе бизнес-процессов. Соответственно, пользователь может быть не только участником запущенных процессов, но инициатором — то есть запускать собственные бизнес-процессы.

Бизнес-процессы в ELMA ECM+

Автоматизация документооборота доступна через платформу по управлению бизнес-процессами (ELMA BPM), которая предоставляет огромные возможности для регламентирования и автоматизации операций с документами, а также построения сквозных бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов

В дизайнере системы предусмотрен целый раздел по моделированию бизнес-процессов, который доступен для освоения практически любому сотруднику, после некоторой подготовки.

Бизнес-процессы моделируются с использованием языка BPMN 2.0, что делает их универсальными и понятными в бизнес среде.

Пока процесс находится в разработке, он доступен только сотруднику, который занимается его моделированием и запускается в работу только после полной доработки, проверки и публикации.

Исполнение

После публикации, процесс становится доступным из web части сотрудникам, получившим к нему доступ и может быть запущен несколькими способами:

• Вручную
• Из карточки объекта системы — например из документа или карточки контрагента
• Автоматически по событию внутри или вне системы – например заполнение формы посетителем корпоративного сайта.

После запуска система автоматически выберет исполнителей и раздаст задачи исходя из заложенной в процесс логики.

Контроль и мониторинг

В системе реализован удобный механизм для мониторинга и контроля хода процесса.

Монитор процесса позволяет отслеживать каждые шаг по процессу, а показатели процесса позволяют в количественном и качественном эквиваленте оценить, как эффективность самого процесса, так и эффективность работы сотрудников.

Данный инструмент позволяет быстро и точно выявлять слабые места и вносить соответствующие корректировки.

Оптимизация процессов

Каждый бизнес-процесс содержит в себе механизм, позволяющий реализовывать идеи по его улучшению и оптимизации.

На каждом этапе исполнения процесса пользователям доступна кнопка для улучшению бизнес-процесса, после нажатия которой можно изложить свои идеи, предложения и замечания.

Данный механизм позволяет любому сотруднику участвовать в совершенствовании бизнес-процессов организации.