Электронный документооборот ELMA ECM+ — комплекс современных решений для управления корпоративным контентом, который позволяет организовать эффективную работу с документами, повысить качество взаимодействия внутри компании, построить уникальные маршруты движения документов и автоматизировать бизнес-процессы.
В настоящее время, если в организации установлена программа для электронного документооборота – это говорит не только об имидже компании, но и является реальным показателем зрелости ее бизнес-процессов и высокой культуры в обращении с документами.
Программа для документооборота ELMA ECM — это как раз то решение, которое позволит избавиться от кучи бумаг на столе, упростит операции с документами, организует хранение, распараллелит документопотоки, обеспечит четкий контроль, а также позволит реализовать собственные уникальные маршруты движения документов.
Поддержка полного цикла работы с документом
Вся концепция управления электронными документами основана на контуре ЭДО — электронный документооборот, который позволяет гибко управлять потоком документов, посредством таких операций, как:
- Захват
- Хранение/Отображение/Поиск
- Движение, согласование, подписание, ознакомление
- Обеспечение безопасности
- Контроль/Отчетность
- Уничтожение/архивация
Набор всех действий прекрасно регламентируется MoReq2 – системой Европейских стандартов электронного документооборота.
Основные функции ELMA ECM+
Номенклатура документов
Номенклатура представляет собой систему хранения документов, что значительно облегчает формирование дел и их регистрацию. Номенклатура определяет правила формирования регистрационных номеров, сроков хранения документов, архивации и другое.
Типы документов
Система позволяет создавать различные типы документов (договора, счета, приказы и др.), с собственными настройками, индивидуальными формами отображения, маршрутами движения, уровнем доступа и многими другими особенностями.
Реестры и журналы документов
Хранение документов реализовано через всем привычный проводник (структуру вложенных папок), отображение, иерархия, права доступа и система поиска гибко настраивается.
Также есть возможность использовать в реестре папки-фильтры и папки-действия.
Поиск документов /Полнотекстовый поиск
Функциональная система поиска ELMA ECM+ позволяет реализовать быстрый поиск по всем атрибутам документа, настроить расширенный поиск, сохранять результаты поиска в виде фильтров, а также находить документы по тексту вложенных файлов используя полнотекстовый поиск.
Версионность документов
При работе с документами, сохраняются все версии добавленные пользователями, с указанием автора, даты и текущего статуса.
Также, поддерживается функция редактирования версий и сравнение отредактированных версий.
Весь набор операций с документами
В системе реализован полный набор операций с документами – регистрация, вынесение резолюции, согласование, ознакомление, подписание, в том числе и с помощью ЭЦП.
Маршруты движения документов
Созданные / Загруженные в систему документы, можно отправлять по заранее настроенным маршрутам, представляющие собой определенные алгоритмы действий (регистрация, согласование, подписание и др.), проходящие через разных исполнителей. Маршруты создаются и настраиваются индивидуально для каждого типа документа и с учетом всех особенностей бизнес-процессов организации.
Генерация документов по шаблону
Система позволяет создавать различные шаблоны документов для последующей их генерации. Например, подставить в документ наименование контрагента, предмет, сумму, штрих код и другие данные. Генерация возможна в форматах MS Word и MS Excel, а также возможна трансформация в документы формат PDF.
Электронно-цифровая подпись (ЭЦП)
Возможность подписывать документы с использованием криптографической защиты, значительно повышает безопасность электронных документов.
Штрих-кодирование
Система штрихкодирования документов, позволяет генерировать и печатать уникальные штриховые коды на документы, при их регистрации, а соответственно дает возможность мгновенной документ при его сканировании.
Как это работает на примере некоторых типов документов!
Программа для управления бизнес-процессами ELMA BPM включает в себя полный набор необходимых средств для качественного взаимодействия внутри компании — Лента сообщений для оправки сообщений, обсуждений и уведомлений, различные виды календарей для планирования деятельности, Elma Agent, плагин для MS Outlook и др.
- Управление договорами
- Оплата счетов
- Согласование служебной записки
- Подготовка приказов
Бизнес-процессы по управлению договорами позволяют организовать и упростить работу со входящими и исходящими договорами и договорными документами.
C ELMA ECM очень удобно построить систему контроля над всеми стадиями работы с договорами, а также реализовать операции по созданию, редактированию, согласованию, регистрации, подписанию, хранению и поиску договоров.
Типы договоров
В системе по умолчанию реализованы два типа договоров – входящие, полученные от внешних контрагентов на поставку товаров или оказание услуг, а также исходящие, на оказание внешним контрагентам услуг или поставку товаров.
Оба типа отличаются друг от друга сценариями работы, а соответственно присутствуют свои особенности в их обработке.
При необходимости, специфику и сценарии работы с документами, можно легко настроить и адаптировать под любые особенности бизнеса.
Управление договорами
Одной из проблем, которую решает управление исходящими договорами, это контроль их исполнения и их закрытие, невозможное без соответствующих инструментов.
В системе реализован целый механизм, который будет контролировать и уведомлять о сроках исполнения, этапах исполнения и наличие закрывающих документов, что обеспечит выполнение всех обязательств по каждому исходящему договору.
Согласование и подписание договоров
Согласование и подписание электронной версии договоров осуществляется нажатием всего лишь одной кнопки, а в случае отказа, документ можно отредактировать прямо в системе, или отредактировать на персональном компьютере и добавить в виде новой версии.
При этом система автоматически зафиксирует любые изменения по документу (кем, что и когда было изменено), сохранит комментарии или коллективную дискуссию.
Такой подход позволяет эффективно коммуницировать в процессе работы с договорами, а также быстро согласовывать их и подписывать.
Регистрация и подписание оригинала договора
Перед отправкой, электронный документ необходимо зарегистрировать в системе, распечатать финальную версию, подписать бумажный оригинал и отправить на подпись контрагенту.
После получения обратно подписанного обеими сторонами договора, его необходимо отсканировать и ввести в систему как финальную (официальную) версию, которая не подлежит изменениям.
Более удобным процесс подписания, делает возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Этапы договора
Система позволяет вести различные этапы по каждому отдельному договору.
Система будет автоматически контролировать сроки всех созданных этапов и требовать от ответственных вложить соответствующие акты.
Контроль исполнения договора
Наличие в системе необходимых реестров с незакрытыми договорами и актами, позволит гибко контролировать исполнение договоров, а также всегда напомнить об отсутствии бумажных оригиналов.
Управление договорами через бизнес-процессы.
Посредством встроенной платформы ELMA BPM доступна автоматизация документооборота — процесс создания, редактирования, согласование и подписания электронной версии договора значительно упрощается.
В рамках бизнес процесса будут автоматически меняться статусы работы с документом, раздаваться задачи нужным исполнителям, документ будет отправляться на согласование и подписание, а участники процесса будут информированы на всех этапах работы.
При этом система будет контролировать сроки выполнения поставленных задач и уведомлять ответственных за их нарушение и др.
Программа для документооборота ELMA ECM+ позволяет организовать эффективную работу с платежными документами (входящие и исходящие счета и др.), что обеспечит более быструю подачу и согласование заявок на оплату, упростить управление бюджетом, и обеспечит контроль на всех этапах движения документов.
Согласование счета 
Возможность отправки документа на согласование по заранее разработанным алгоритмам (маршрутам), позволяет значительно сократить время принятия решения, исключает потерю документов и способствует более быстрому выполнению задач.
Подписание счета 
Наличие в системе электронно-цифровой подписи (ЭЦП), гарантирует безопасность подписанных электронных документов и ускоряет их обработку.
Оплата счета 
В результате успешного согласования и подписания документа, сотруднику ответственному за оплату счета, поступает задача «Оплатить счет».
Наличие необходимых статусов в карточке документа (кем и когда согласовано/подписано), позволяет без лишних вопросов осуществить оплату.
Наличие платформы по управлению бизнес-процессами (ELMA BPM) позволяет автоматизировать работу с внутренними документами, в том числе и со служебными записками. Для этого создается бизнес-процесс «Служебная записка», в который закладывается весь логический цикл действий с документом. После запуска процесса, система автоматически выбирает исполнителей, отправляет документ на согласование, рассмотрение или подписание, регистрирует, подставляет данные из справочников, формирует реестры и др. Автоматизация документооборота значительно минимизирует объемы бумажных документов, упрощает этапы их движения и предотвращает их потерю.
Создание служебной записки
Создание и заполнение служебной записки происходит за считанные минуты.
Согласование и принятие решения
После создания, документ может быть отправлен на согласование или подписание – целью которых является принятие решения по дальнейшим действиям с документом.
Исполнение и контроль
Контроль движения документа по маршруту отслеживается посредством удобного мониторинга, который показывает у кого находится документ, какие задачи стоят перед исполнителем и др.
В случае превышения сроков выполнения задачи, система автоматически уведомит об этом инициатора.
Также, служебная записка может послужить основанием для постановки поручений для ее исполнения.
Приказы – строгие документы требующие соблюдения определенных правил заполнения, ознакомления и исполнения.
Подготовка приказов
Система позволяет заполнить приказ в ручную или сгенерировать его по установленному шаблону и отправить по выбранному маршруту.
Согласование и подписание приказов
После отправки по маршруту, приказ попадает на согласование или подписание к ответственному лицу.
В случае отказа, указывается причина, а документ автоматически возвращается на редактирование инициатору.
Регистрация приказов
В случает успешного согласования или подписания, следующим этапом для приказа может быть его регистрация, которую можно осуществить в ручном или автоматическом (не заметном для пользователя) режиме.
При регистрации, приказу присваивается следующий порядковый номер в выбранном деле.
Ознакомление
После регистрации, с приказом следует ознакомить нужных сотрудников, отправив его на ознакомление.
По окончанию процедуры, будет сформирован лист ознакомления, с информацией об ознакомившихся с ним сотрудником.
