Электронный документооборот ELMA ECM+ — комплекс современных решений для управления корпоративным контентом, который позволяет организовать эффективную работу с документами, повысить качество взаимодействия внутри компании, построить уникальные маршруты движения документов и автоматизировать бизнес-процессы. 

В настоящее время, если в организации установлена программа для электронного документооборота – это говорит не только об имидже компании, но и является реальным показателем зрелости ее бизнес-процессов и высокой культуры в обращении с документами.

Программа для документооборота ELMA ECM — это как раз то решение, которое позволит избавиться от кучи бумаг на столе, упростит операции с документами, организует хранение, распараллелит документопотоки, обеспечит четкий контроль, а также позволит реализовать собственные уникальные маршруты движения документов.

Поддержка полного цикла работы с документом

Вся концепция управления электронными документами основана на контуре ЭДО — электронный документооборот, который позволяет гибко управлять потоком документов, посредством таких операций, как:

  • Захват
  • Хранение/Отображение/Поиск
  • Движение, согласование, подписание, ознакомление
  • Обеспечение безопасности
  • Контроль/Отчетность
  • Уничтожение/архивация

Набор всех действий прекрасно регламентируется MoReq2 – системой Европейских стандартов электронного документооборота.

Image

Основные функции ELMA ECM+

Номенклатура документов

Номенклатура представляет собой систему хранения документов, что значительно облегчает формирование дел и их регистрацию. Номенклатура определяет правила формирования регистрационных номеров, сроков хранения документов, архивации и другое.

Image

Типы документов

Система позволяет создавать различные типы документов (договора, счета, приказы и др.), с собственными настройками, индивидуальными формами отображения, маршрутами движения, уровнем доступа и многими другими особенностями.

Image

Реестры и журналы документов

Хранение документов реализовано через всем привычный проводник (структуру вложенных папок), отображение, иерархия, права доступа и система поиска гибко настраивается.

Также есть возможность использовать в реестре папки-фильтры и папки-действия.

Image

Поиск документов /Полнотекстовый поиск

Функциональная система поиска ELMA ECM+ позволяет реализовать быстрый поиск по всем атрибутам документа, настроить расширенный поиск, сохранять результаты поиска в виде фильтров, а также находить документы по тексту вложенных файлов используя полнотекстовый поиск.

Image

Версионность документов

При работе с документами, сохраняются все версии добавленные пользователями, с указанием автора, даты и текущего статуса.

Также, поддерживается функция редактирования версий и сравнение отредактированных версий.

Image

Весь набор операций с документами

В системе реализован полный набор операций с документами – регистрация, вынесение резолюции, согласование, ознакомление, подписание, в том числе и с помощью ЭЦП.

Image

Маршруты движения документов

Созданные / Загруженные в систему документы, можно отправлять по заранее настроенным маршрутам, представляющие собой определенные алгоритмы действий (регистрация, согласование, подписание и др.), проходящие через разных исполнителей. Маршруты создаются и настраиваются индивидуально для каждого типа документа и с учетом всех особенностей бизнес-процессов организации.

Image

Генерация документов по шаблону

Система позволяет создавать различные шаблоны документов для последующей их генерации. Например, подставить в документ наименование контрагента, предмет, сумму, штрих код и другие данные. Генерация возможна в форматах MS Word и MS Excel, а также возможна трансформация в документы формат PDF.

Image

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП)

Возможность подписывать документы с использованием криптографической защиты, значительно повышает безопасность электронных документов.

Image

Штрих-кодирование

Система штрихкодирования документов, позволяет генерировать и печатать уникальные штриховые коды на документы, при их регистрации, а соответственно дает возможность мгновенной документ при его сканировании.

 
Image

Как это работает на примере некоторых типов документов!

Программа для управления бизнес-процессами ELMA BPM включает в себя полный набор необходимых средств для качественного взаимодействия внутри компании — Лента сообщений для оправки сообщений, обсуждений и уведомлений, различные виды календарей для планирования деятельности, Elma Agent, плагин для MS Outlook и др.

  • Управление договорами
  • Оплата счетов
  • Согласование служебной записки
  • Подготовка приказов

Бизнес-процессы по управлению договорами позволяют организовать и упростить работу со входящими и исходящими договорами и договорными документами.

C ELMA ECM очень удобно построить систему контроля над всеми стадиями работы с договорами, а также реализовать операции по созданию, редактированию, согласованию, регистрации, подписанию, хранению и поиску договоров.


Типы договоров

В системе по умолчанию реализованы два типа договоров – входящие, полученные от внешних контрагентов на поставку товаров или оказание услуг, а также исходящие, на оказание внешним контрагентам услуг или поставку товаров. 

Оба типа отличаются друг от друга сценариями работы, а соответственно присутствуют свои особенности в их обработке. 

При необходимости, специфику и сценарии работы с документами, можно легко настроить и адаптировать под любые особенности бизнеса.


Управление договорами

Одной из проблем, которую решает управление исходящими договорами, это контроль их исполнения и их закрытие, невозможное без соответствующих инструментов.

В системе реализован целый механизм, который будет контролировать и уведомлять о сроках исполнения, этапах исполнения и наличие закрывающих документов, что обеспечит выполнение всех обязательств по каждому исходящему договору.


Согласование и подписание договоров

Согласование и подписание электронной версии договоров осуществляется нажатием всего лишь одной кнопки, а в случае отказа, документ можно отредактировать прямо в системе, или отредактировать на персональном компьютере и добавить в виде новой версии.

При этом система автоматически зафиксирует любые изменения по документу (кем, что и когда было изменено), сохранит комментарии или коллективную дискуссию.

Такой подход позволяет эффективно коммуницировать в процессе работы с договорами, а также быстро согласовывать их и подписывать.


Регистрация и подписание оригинала договора 

Перед отправкой, электронный документ необходимо зарегистрировать в системе, распечатать финальную версию, подписать бумажный оригинал и отправить на подпись контрагенту. 

После получения обратно подписанного обеими сторонами договора, его необходимо отсканировать и ввести в систему как финальную (официальную) версию, которая не подлежит изменениям.

Более удобным процесс подписания, делает возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП). 


Этапы договора 

Система позволяет вести различные этапы по каждому отдельному договору.

Система будет автоматически контролировать сроки всех созданных этапов и требовать от ответственных вложить соответствующие акты.

Контроль исполнения договора 

Наличие в системе необходимых реестров с незакрытыми договорами и актами, позволит гибко контролировать исполнение договоров, а также всегда напомнить об отсутствии бумажных оригиналов. 

Управление договорами через бизнес-процессы.

Посредством встроенной платформы ELMA BPM доступна автоматизация документооборота — процесс создания, редактирования, согласование и подписания электронной версии договора значительно упрощается.

В рамках бизнес процесса будут автоматически меняться статусы работы с документом, раздаваться задачи нужным исполнителям, документ будет отправляться на согласование и подписание, а участники процесса будут информированы на всех этапах работы. 

При этом система будет контролировать сроки выполнения поставленных задач и уведомлять ответственных за их нарушение и др.

 

Программа для документооборота ELMA ECM+ позволяет организовать эффективную работу с платежными документами (входящие и исходящие счета и др.), что обеспечит более быструю подачу и согласование заявок на оплату, упростить управление бюджетом, и обеспечит контроль на всех этапах движения документов.

Согласование счета 

Возможность отправки документа на согласование по заранее разработанным алгоритмам (маршрутам), позволяет значительно сократить время принятия решения, исключает потерю документов и способствует более быстрому выполнению задач.

Подписание счета 

Наличие в системе электронно-цифровой подписи (ЭЦП), гарантирует безопасность подписанных электронных документов и ускоряет их обработку.

Оплата счета 

В результате успешного согласования и подписания документа, сотруднику ответственному за оплату счета, поступает задача «Оплатить счет».

Наличие необходимых статусов в карточке документа (кем и когда согласовано/подписано), позволяет без лишних вопросов осуществить оплату.

Наличие платформы по управлению бизнес-процессами (ELMA BPM) позволяет автоматизировать работу с внутренними документами, в том числе и со служебными записками. Для этого создается бизнес-процесс «Служебная записка», в который закладывается весь логический цикл действий с документом. После запуска процесса, система автоматически выбирает исполнителей, отправляет документ на согласование, рассмотрение или подписание, регистрирует, подставляет данные из справочников, формирует реестры и др. Автоматизация документооборота значительно минимизирует объемы бумажных документов, упрощает этапы их движения и предотвращает их потерю.

 

Создание служебной записки 

Создание и заполнение служебной записки происходит за считанные минуты.

Согласование и принятие решения 

После создания, документ может быть отправлен на согласование или подписание – целью которых является принятие решения по дальнейшим действиям с документом.

Исполнение и контроль 

Контроль движения документа по маршруту отслеживается посредством удобного мониторинга, который показывает у кого находится документ, какие задачи стоят перед исполнителем и др. 

В случае превышения сроков выполнения задачи, система автоматически уведомит об этом инициатора. 

Также, служебная записка может послужить основанием для постановки поручений для ее исполнения.

Приказы – строгие документы требующие соблюдения определенных правил заполнения, ознакомления и исполнения.

Подготовка приказов 

Система позволяет заполнить приказ в ручную или сгенерировать его по установленному шаблону и отправить по выбранному маршруту. 

Согласование и подписание приказов

После отправки по маршруту, приказ попадает на согласование или подписание к ответственному лицу.

В случае отказа, указывается причина, а документ автоматически возвращается на редактирование инициатору.

Регистрация приказов 

В случает успешного согласования или подписания, следующим этапом для приказа может быть его регистрация, которую можно осуществить в ручном или автоматическом (не заметном для пользователя) режиме.

При регистрации, приказу присваивается следующий порядковый номер в выбранном деле.

Ознакомление 

После регистрации, с приказом следует ознакомить нужных сотрудников, отправив его на ознакомление.

По окончанию процедуры, будет сформирован лист ознакомления, с информацией об ознакомившихся с ним сотрудником.

Image

Ознакомиться с возможностями системы Вы можете самостоятельно, перейдя на демо стенд или заказав персональную презентацию.