Электронный документооборот

В настоящее время, если в организации установлена программа для электронного документооборота – это говорит не только об имидже компании, но и является реальным показателем зрелости ее бизнес-процессов и высокой культуры в обращении с документами.

Программа для документооборота ELMA ECM — это как раз то решение, которое позволит избавиться от кучи бумаг на столе, упростит операции с документами, организует хранение, распараллелит документопотоки, обеспечит четкий контроль, а также позволит реализовать собственные уникальные маршруты движения документов.

Вся концепция управления электронными документами основана на контуре ЭДО — электронный документооборот, который позволяет гибко управлять потоком документов, посредством таких операций, как: Захват, Хранение/Отображение/Поиск, Движение, Обеспечение безопасности, Контроль/Отчетность и Уничтожения документов. Набор всех действий прекрасно регламентируется MoReq2 – системой Европейских стандартов электронного документооборота.

Электронная канцелярия дополняет электронный документооборот и позволяет выстроить правильную работу с электронными документами, организовать номенклатуру дел, создать реестры документов, упростить регистрацию, архивацию, хранение и поиск документов, а также обеспечить контроль над ходом исполнения задач и поручений.

Обработка документов в системе ELMA ECM

Обработка водящих или исходящих документов в системе происходит в один клик, для этого в системе предусмотрены 4 основных документопотока — входящие, исходящие, договоры и внутренние документы.

Создание и регистрация нового документа осуществляется посредством сканирования, ручного добавления, добавление прямо из приложений MS Office (Outlook, Word, Excel) или автоматически в рамках бизнес-процесса.

Номенклатура дел позволяет создать любое количество мест регистрации с автоматической или ручной системой нумерацией документов.

Журнал регистрации зафиксирует данные о каждом зарегистрированном документе и позволит построить удобный реестр с учетом всех особенностей документооборота компании.

Рассмотрим, как это работает на примере регистрации входящего документа.

Создание и регистрация входящего документа

Создадим входящий документ, заполним необходимые атрибуты, прикрепим скан-копию бумажного носителя (документа) или электронного варианта, отправим на регистрацию и получим электронный документ сохраненный и зарегистрированный в системе.

Рассмотрение входящего документа

Обычно, согласно регламенту делопроизводства, зарегистрированный документ отправляется на рассмотрение к руководителю для вынесения резолюции, а в случае необходимости и постановки задачи по резолюции.

Контроль

В осуществлении контроля над документами помогают специализированные отчеты. Отчеты позволят получить информацию о поставленных задачах по каждому отдельному документы, исполнителям задач, срокам выполнения и текущих статусах.

Поиск документов

Любой документ всегда легко найти, поскольку в системе реализованы несколько вариантов поиска – глобальный поиск, поиск по отдельным папкам с учетом типов документов, полнотекстовый поиск по содержимому вложений (для текстовых документов), а также с использованием сканера штрих кодов.

Хранилище и архивация документов

В ELMA ECM+ реализована централизованная система хранения документов, которая обеспечивает быстрый доступ к нужным разделам и папкам. Система позволяет построить дерево папок (проводник) любой вложенности, с индивидуальными настройками и разграниченными правами доступа. Также в системе присутствует архив документов в который отправляются устаревшие, неактуальные или удаленные документы.

Формирование реестра документов

Программа для документооборота ELMA ECM позволяет в «один клик» настроить формирование отдельных реестров для всех типов документов – «Счета на оплате», «Незакрытые договоры» и другие.

Штрих-кодирование

Система штрихкодирования документов, позволяет генерировать и печатать уникальные штриховые коды на документы, при их регистрации, а соответственно дает возможность мгновенной документ при его сканировании.

Генерация документов по шаблону

Система позволяет создавать различные шаблоны документов для последующей их генерации. Например, подставить в документ наименование контрагента, предмет, сумму, штрих код и другие данные. Генерация возможна в форматах MS Word и MS Excel, а также возможна трансформация в документы формат PDF.

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП)

Возможность подписывать документы с использованием криптографической защиты, значительно повышает безопасность электронных документов.

Поиск документов

Функциональная система поиска ELMA ECM+ позволяет реализовать быстрый поиск по всем атрибутам документа, настроить расширенный поиск, сохранять результаты поиска в виде фильтров, а также находить документы по тексту вложенных файлов используя полнотекстовый поиск.

Программа для электронного документооборота имеет одно важное преимущество — это гибкая подстройка под процессы компании, в которой она внедряется. Вот неполный перечень компонентов СЭД, которые подлежат настройке.

Типы документов

Система позволяет создавать различные типы документов (договора, счета, приказы и др.), с собственными настройками, индивидуальными формами отображения, маршрутами движения, уровнем доступа и многими другими особенностями.

Номенклатура документов

Номенклатура представляет собой систему хранения документов, что значительно облегчает формирование дел и их регистрацию. Номенклатура определяет правила формирования регистрационных номеров, сроков хранения документов, архивации и другое.

Маршруты движения документов

Созданные / Загруженные в систему документы, можно отправлять по заранее настроенным маршрутам, представляющие собой определенные алгоритмы действий (регистрация, согласование, подписание и др.), проходящие через разных исполнителей. Маршруты создаются и настраиваются индивидуально для каждого типа документа и с учетом всех особенностей бизнес-процессов организации.

ELMA Agent  приложение, устанавливаемое на личный ноутбук или стационарный ПК на базе операционных систем Windows, Linux и Mac OS, позволяющее получать оповещения о происходящих событиях, синхронизироваться с лентой сообщений, а также работать с электронными документами (импорт, экспорт и редактирование).

Плагин для MS Outlook – позволяет обрабатывать входящие письма, создавать по ним задачи и импортировать документы в систему.

Плагины для MS Word и MS Excel – позволяют загружать документы в систему прямо из основного меню документа, выгружать их из системы для редактирования и др.

Попробуйте ELMA ECM+ прямо сейчас!

Контакты

Украина, г. Киев, бульвар Тараса Шевченка, 33

(044) 232-29-00

(098) 191-33-88

info@top-evolution.com.ua

Обратная связь

Наверх
Демо-версия ELMA CRM+ on-line
×
Демо-версия ELMA ECM+ online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Демо-версия ELMA BPM online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Демо-версия ELMA KPI online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Демо-версия ELMA ПРОЕКТЫ+ online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Заказать презентацию системы ELMA

Для заказа персональной презентации системы ELMA заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами чтобы договориться о времени и способе проведения презентации.

Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*
Комментарий

×
Заказать Trial версию

Для получения Trial версии системы ELMA, заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, поможет подобрать необходимую конфигурацию, предоставит дистрибутив системы и интересующее количество временных лицензий.

Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA CRM+ online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Приобрести версию Elma Express 20

Набор версии ELMA Express на 20 пользователей – отличный выбор для небольшой компании. Заполните и отправьте пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с вами в ближайшее время, чтобы подробнее рассказать о составе набора, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести решение.

Название Компании*
Ваше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Приобрести версию Elma Express 30

Набор версии ELMA Express на 30 пользователей – отличный выбор для небольшой компании. Заполните и отправьте пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с вами в ближайшее время, чтобы подробнее рассказать о составе набора, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести решение.

Название Компании*
Ваше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Запрос стоимости Elma Enterprise

Заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, чтобы подробнее рассказать о вариантах и стоимости версии Elma Enterprise, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести данное решение.

Фаше ФИО
Ваша должность
Ваш телефон
Ваш Email
Название Компании
Страна / Город
Комментарий

×
Калькулятор
Платформа ELMA BPM
В стоимость платформы включены: Cервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM - базовый и приложение ELMA ECM+
Количество именных лицензий Elma BPM
Количество конкурентных лицензий Elma BPM
Elma CRM+
Elma Проекты+
Количество именных лицензий для Elma Проекты +
Elma KPI
Количество именных лицензий для Elma KPI
Количество именных лицензий к мобильным приложениям
Дополнительные модули
Комментарий
×
Закзать версию Elma Standart
[contact-form-7 404 "Not Found"]
×
Задать вопрос менеджеру
Имя*
E-mail*
Вопрос*

×
Выбор Demo Версии

Для всех продуктов линейки ELMA приготовлены отдельные Demo версии. Выберите пожалуйста ту версию, которая больше всего подойдет для решения Ваших задач.

×
Запрос стоимости Elma Standart

Заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, чтобы подробнее рассказать о вариантах и стоимости версии Elma Standart, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести данное решение.

Ваше ФИО
Ваша должность
Ваш телефон
Ваш Email
Название Компании
Страна / Город
Комментарий

×
Получить бесплатную версию

Для перехода на страницу загрузки дистрибутива бесплатной версии системы ELMA, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Ваше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Подписка на рассылку

[wysija_form id=»1″]

×
Задать вопрос
Ваше имя
Ваш Email
Ваш вопрос

×
Скачать ELMA Community Edition

Для перехода на страницу загрузки дистрибутива бесплатной версии ELMA Community Edition, заполните пожалуйста данную форму.

×
Мы свяжемся с Вами в ближайшее время!
+38(099) 999 9999