Управление документами

Приложение ELMA ECM + позволяет эффективно организовать работу с любыми документами — договоры, платежные документы, служебные записки, заявления на отпуск/отгул, приказы, акты и другие.

Все документы могут автоматически генерироваться по заготовленным шаблонам и отправляться по смоделированным уникальным для организации маршрутам.

Это значительно облегчает работу с документами, сокращает время их заполнения и практически исключает возможные ошибки.

Рассмотрим, как это работает на примере некоторых типов документов.

Дополнительное приложение «Управления договорами» позволяет организовать и упростить работу со входящими и исходящими договорами, а также приложениями и дополнительными соглашениями к ним.

С помощью данного модуля очень удобно построить систему контроля над всеми стадиями работы с договорами, а также реализовать операции по созданию, редактированию, согласованию, регистрации, подписанию, хранению и поиску договоров.

Типы договоров

В системе по умолчанию реализованы два типа договоров – входящие, полученные от внешних контрагентов на поставку товаров или оказание услуг, а также исходящие, на оказание внешним контрагентам услуг или поставку товаров.

Оба типа отличаются друг от друга сценариями работы, а соответственно присутствуют свои особенности в их обработке.

При необходимости, специфику и сценарии работы с документами, можно легко настроить и адаптировать под любые особенности бизнеса.

Рассмотрим работу с договорами на примере исходящего договора

Управление договорами

Одной из проблем, которую решает управление исходящими договорами, это контроль их исполнения и их закрытие, невозможное без соответствующих документов – актов.

В системе реализован целый механизм, который будет контролировать и уведомлять о сроках исполнения, этапах исполнения и наличие закрывающих актов, что обеспечит выполнение всех обязательств по каждому исходящему договору.

Согласование и подписание договоров

Согласование и подписание электронной версии договоров осуществляется нажатием всего лишь одной кнопки, а в случае отказа, документ можно отредактировать прямо в системе, или отредактировать на персональном компьютере и добавить в виде новой версии. При этом система автоматически зафиксирует любые изменения по документу (кем, что и когда было изменено), сохранит комментарии или коллективную дискуссию.

Такой подход позволяет эффективно коммуницировать в процессе работы с договорами, а также быстро согласовывать их и подписывать.

Регистрация и подписание оригинала договора

Перед отправкой, электронный документ необходимо зарегистрировать в системе, распечатать финальную версию, подписать бумажный оригинал и отправить на подпись контрагенту.

После получения обратно подписанного обеими сторонами договора, его необходимо отсканировать и ввести в систему как финальную (официальную) версию, которая не подлежит изменениям.

Этапы договора

Система позволяет вести различные этапы по каждому отдельному договору. Система будет автоматически контролировать сроки всех созданных этапов и требовать от ответственных вложить соответствующие акты.

Контроль исполнения договора

Наличие в системе необходимых реестров с незакрытыми договорами и актами, позволит гибко контролировать исполнение договоров, а также всегда напомнить об отсутствии бумажных оригиналов.

Управление договорами через бизнес-процессы.

Посредством встроенной платформы ELMA BPM доступна автоматизация документооборота — процесс создания, редактирования, согласование и подписания электронной версии договора значительно упрощается.

В рамках бизнес процесса будут автоматически меняться статусы работы с документом, раздаваться задачи нужным исполнителям, документ будет отправляться на согласование и подписание, а участники процесса будут информированы на всех этапах работы.

При этом система будет контролировать сроки выполнения поставленных задач и уведомлять ответственных за их нарушение и др.

Программа для документооборота ELMA ECM+ позволяет организовать эффективную работу с платежными документами (входящие и исходящие счета и др.), что обеспечит более быструю подачу и согласование заявок на оплату, упростить управление бюджетом, и обеспечит контроль на всех этапах движения документов.

Рассмотрим, как это происходит на простом примере согласования исходящего счета.

Согласование счета

Возможность отправки документа на согласование по заранее разработанным алгоритмам (маршрутам), позволяет значительно сократить время принятия решения, исключает потерю документов и способствует более быстрому выполнению задач.

Подписание счета

Наличие в системе электронно-цифровой подписи (ЭЦП), гарантирует безопасность подписанных электронных документов и ускоряет их обработку.

Оплата счета

В результате успешного согласования и подписания документа, сотруднику ответственному за оплату счета, поступает задача «Оплатить счет». Наличие необходимых статусов в карточке документа (кем и когда согласовано/подписано), позволяет без лишних вопросов осуществить оплату.

Наличие платформы по управлению бизнес-процессами (ELMA BPM) позволяет автоматизировать работу с внутренними документами, в том числе и со служебными записками.

Для этого создается бизнес-процесс «Служебная записка», в который закладывается весь логический цикл действий с документом. После запуска процесса, система автоматически выбирает исполнителей, отправляет документ на согласование, рассмотрение или подписание, регистрирует, подставляет данные из справочников, формирует реестры и др.

Автоматизация документооборота значительно минимизирует объемы бумажных документов, упрощает этапы их движения и предотвращает их потерю.

Создание служебной записки

Создание и заполнение служебной записки происходит за считанные минуты.

Согласование и принятие решения

После создания, документ может быть отправлен на согласование или подписание – целью которых является принятие решения по дальнейшим действиям с документом.

Исполнение и контроль

Контроль движения документа по маршруту отслеживается посредством удобного мониторинга, который показывает у кого находится документ, какие задачи стоят перед исполнителем и др.

В случае превышения сроков выполнения задачи, система автоматически уведомит об этом инициатора.

Также, служебная записка может послужить основанием для постановки поручений для ее исполнения.

Приказы – строгие документы требующие соблюдения определенных правил заполнения, ознакомления и исполнения.

Подготовка приказов

Система позволяет заполнить приказ в ручную или сгенерировать его по установленному шаблону и отправить по выбранному маршруту.

Согласование и подписание приказов

После отправки по маршруту, приказ попадает на согласование или подписание к ответственному лицу. В случае отказа, указывается причина, а документ автоматически возвращается на редактирование инициатору.

Регистрация приказов

В случает успешного согласования или подписания, следующим этапом для приказа может быть его регистрация, которую можно осуществить в ручном или автоматическом (не заметном для пользователя) режиме. При регистрации, приказу присваивается следующий порядковый номер в выбранном деле.

Ознакомление

После регистрации, с приказом следует ознакомить нужных сотрудников, отправив его на ознакомление.

По окончанию процедуры, будет сформирован лист ознакомления, с информацией об ознакомившихся с ним сотрудником.

Попробуйте ELMA ECM+ прямо сейчас!

Контакты

Украина, г. Киев, бульвар Тараса Шевченка, 33

(044) 232-29-00

(098) 191-33-88

info@top-evolution.com.ua

Обратная связь

Наверх
Демо-версия ELMA CRM+ on-line
×
Демо-версия ELMA ECM+ online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Демо-версия ELMA BPM online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Демо-версия ELMA KPI online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Демо-версия ELMA ПРОЕКТЫ+ online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Заказать презентацию системы ELMA

Для заказа персональной презентации системы ELMA заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами чтобы договориться о времени и способе проведения презентации.

Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*
Комментарий

×
Заказать Trial версию

Для получения Trial версии системы ELMA, заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, поможет подобрать необходимую конфигурацию, предоставит дистрибутив системы и интересующее количество временных лицензий.

Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA CRM+ online
Компания*
Имя*
Телефон*
E-mail*

×
Приобрести версию Elma Express 20

Набор версии ELMA Express на 20 пользователей – отличный выбор для небольшой компании. Заполните и отправьте пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с вами в ближайшее время, чтобы подробнее рассказать о составе набора, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести решение.

Название Компании*
Ваше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Приобрести версию Elma Express 30

Набор версии ELMA Express на 30 пользователей – отличный выбор для небольшой компании. Заполните и отправьте пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с вами в ближайшее время, чтобы подробнее рассказать о составе набора, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести решение.

Название Компании*
Ваше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Запрос стоимости Elma Enterprise

Заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, чтобы подробнее рассказать о вариантах и стоимости версии Elma Enterprise, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести данное решение.

Фаше ФИО
Ваша должность
Ваш телефон
Ваш Email
Название Компании
Страна / Город
Комментарий

×
Калькулятор
Платформа ELMA BPM
В стоимость платформы включены: Cервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM - базовый и приложение ELMA ECM+
Количество именных лицензий Elma BPM
Количество конкурентных лицензий Elma BPM
Elma CRM+
Elma Проекты+
Количество именных лицензий для Elma Проекты +
Elma KPI
Количество именных лицензий для Elma KPI
Количество именных лицензий к мобильным приложениям
Дополнительные модули
Комментарий
×
Закзать версию Elma Standart
[contact-form-7 404 "Not Found"]
×
Задать вопрос менеджеру
Имя*
E-mail*
Вопрос*

×
Выбор Demo Версии

Для всех продуктов линейки ELMA приготовлены отдельные Demo версии. Выберите пожалуйста ту версию, которая больше всего подойдет для решения Ваших задач.

×
Запрос стоимости Elma Standart

Заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, чтобы подробнее рассказать о вариантах и стоимости версии Elma Standart, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести данное решение.

Ваше ФИО
Ваша должность
Ваш телефон
Ваш Email
Название Компании
Страна / Город
Комментарий

×
Получить бесплатную версию

Для перехода на страницу загрузки дистрибутива бесплатной версии системы ELMA, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Ваше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Подписка на рассылку

[wysija_form id=»1″]

×
Задать вопрос
Ваше имя
Ваш Email
Ваш вопрос

×
Скачать ELMA Community Edition

Для перехода на страницу загрузки дистрибутива бесплатной версии ELMA Community Edition, заполните пожалуйста данную форму.

×