Электронный документооборот

ELMA365 представляет собою набор инструментов, которые необходимы для управления документооборотом в каждой фирме. Они позволяют не только организовать должным образом электронную канцелярию, но и гарантируют надёжность хранения информации. Система способна создать автоматические маршруты для документооборота и обеспечить обмен «бумагами» с контрагентами.

Image

 

ELMA365 позволяет решить широкий круг задач, связанных с согласованием и обработкой любых документов:

  • Финансовых документы (счета, акты и др.)
  • Юридические документы (договоры и договорные документы).
  • Служебные записки
  • Кадровые документы (заявления и приказы)

В системе реализованы удобные инструменты контроля и принятия решений.

Легитимные ЭЦП создают условия, при которых бумажные носители становятся лишними. С их помощью удаётся организовать безбумажный документооборот в фирме и за её пределами.

Не менее ценны роботы от Intellect Lab. Они интегрированы в систему, чтобы выполнить стандартные задачи, отслеживают ошибки, сверяют версии документов, копируют данные и др.

Электронная канцелярия

Способствует организации учёта и контроля документооборота внутри фирмы.

Регистарция документов

Автоматическая сквозная нумерация, резервирование и регистрация в ELMA365 позволяют соблюдать процедуры делопроизводства. После регистрации документы становятся частью единого реестра. Их удобно хранить и легко искать даже сотрудникам из других подразделений фирмы, которые разбросаны по стране. Возможности ограничены лишь правами доступа.

Финансовые документы

ELMA365 используется для автоматизации обработки финансовой документации. Информационные потери полностью исключены благодаря формированию маршрутов согласования счетов. Это существенно снижает риски нарушения сроков оплаты. Все операции контролируются и абсолютно прозрачны.

Длительность согласования маршрута минимальна. Счёт попадает в ELMA365 и, система находит сотрудников ответственных за его согласование, после чего формирует соответственную задачу. Сроки рассмотрения лимитируются. Любая задержка становится заметной.

Инструмент прекрасно подстраивается под регламент компании. Для редактирования маршрута достаточно нескольких движений мышкой. Администратор адаптирует их с учётом изменений.

Входящие договоры

ELMA365 создаёт идеальные условия для выполнения и контроля реализации задач по документу, когда речь идёт о манипуляциях с входящими договорами. Благодаря возможностям системы, процесс согласования переходит на совершенно иной уровень. Ответственные люди получают задачу рассмотреть конкретный документ. При этом учитывается график их отсутствий.

У каждой задачи есть определённый срок рассмотрения. Отказ будет зафиксирован. Особенности согласования регламентируются компанией. Оно бывает последовательным и параллельным.

Исходящие договоры

Шаблоны позволяют быстро создавать исходящие договоры. ELMA365, в автоматическом порядке, «прописывает» необходимые реквизиты, используя информацию, указанную в справочниках. Регистрация и учёт документов максимально упрощены благодаря настроенной нумерации, а единое хранилище минимизирует риски утери информации.

Сквозной процесс автоматизирует процедуру согласования. Исходящие документы легко редактируются. При отказе от предоставленной версии договора всегда можно загрузить другую. Инструментарий позволяет вносить правки и добавлять примечания. К карточке договора «подтягиваются» связанные документы: акты, соглашения и т.п. Их можно открыть и распечатать.

Служебные записки

ELMA365 позволяет создать служебную записку в один клик и отправить по любому маршруту (утверждение, подписание, ознакомление и т.д.).

Согласовать отпуск, оформить командировку, теперь можно онлайн, даже с телефона и без бумажной волокиты.

Image

Закажите пробный период или персональную презентацию!