Проектное управление – это достаточно специфическая система управления, с не типовыми задачами, требующая эффективного взаимодействия различных подразделений, с четким соблюдением последовательности этапов.

Управление проектом, возлагается на менеджера проекта, где основной задачей является управление тремя основными составляющими – сроки выполнения работ, соблюдение бюджета и качества конечного продукта.

ELMA Проекты, конечно же полностью не заменит хорошего менеджера, но станет отличным помощником в исполнении проекта и практически избавит его от рутинных операций.

Приложение ELMA Проекты+ позволяет:

• Управлять сроками выполнения проекта
• Управлять бюджетом проекта
• Управлять рисками проекта
• Управлять ресурсами проекта
• Построить единое информационное пространство
• Повысить эффективность коммуникации среди участников проекта
• Организовать информирование участников проекта о ходе его выполнения
• Автоматизировать бизнес-процессы и множество рутинных операций

Управление планом проекта

Система обеспечивает удобное управление календарным планом проекта, что позволяет эффективно управлять сроками и объемами выполнения проекта. Так же, календарный план проекта полностью совместим планом в MS Project.

Готовый план представлен в системе в виде интерактивной диаграммы Ганта и позволяет в одно движение перейти к любой задаче и просмотреть информацию о ее исполнителях, историю переписки, обмен файлами и документами.

Режим редактирования, позволяет быстро изменить план проекта, просто перемещая задачи по диаграмме Ганта при помощи мыши, сдвигать сроки, настраивать связи между задачами и отмечать процент их выполнения (если ранее это не сделали сами исполнители).

Для отслеживания хода выполнения проекта, исполнителям необходимо всего лишь своевременно отмечать выполнение задачи, а система автоматически покажет руководителю какие задачи уже выполнены, какие просрочены, а какие еще находятся в работе.

Управление бюджетом проекта

Приложение ELMA Проекты+ позволяет реализовать удобный постатейный механизм управления доходами и расходами по каждому проекту. Наборы статей, позиций и плановых показателей бюджета можно создавать отдельно для каждого проекта.

Наличие электронного документооборота и бизнес-процессов, упрощает процедуру согласования, подписание и исполнение платежных документов, что позволяет автоматически записывать фактические показали в бюджет проекта, производить соответствующие расчеты и выводить отклонения от запланированных показателей.

Также одним из преимуществ является наличие модуля интеграции с 1С, что позволяет на основании проводок автоматически записывать фактические результаты из 1С в систему и наоборот.

Благодаря этому, мониторинг бюджета представляет собой не просто обзор «голых» цифр, а просмотр всей информации по осуществлённым платежам – кто, когда, кому или от кого и др.

Это позволит ускорить процедуры взаиморасчётов с контрагентами, автоматизировать точки контроля и оптимизировать сроки выполнения проекта, а руководители получат оперативный доступ к текущим платежам.

Управление рисками

Риски проекта – потенциально возможные и опасные сложности, которые могут возникнуть в работе и способные повлиять на запланированный ход и сроки выполнения проекта.

Поскольку очень важно учесть все нюансы, в системе ELMA Проекты + реализован удобный механизм управления рисками.

Данный механизм позволяет заранее продумать возможность их появления, выставить приоритеты и разработать механизмы их разрешения, в случае возникновения.

Риски всегда находятся на виду у менеджера проекта и при их возникновении могут быть разрешены конкретными сопоставленными действиями или мероприятиями, с минимизацией их влияния или полным устранением.

Интеграция с MS Project

Для более удобной работы, в системе ELMA реализован механизм совместимости календарных планов с MS Project, что позволяет производить двустороннюю интеграцию плана проекта. То есть, в любой момент можно выгрузить проект из MS Project, а после импортировать его в систему ELMA и наоборот.

Интерфейс календарного плана в ELMA очень похож на план MS Project, включает в себя такие же наборы задач, свойств похожую иерархию и др.

Система ELMA обеспечивает сохранение статусов задач и другой специфической информации, не знакомой MS Project (например, данные о бизнес-процессах), после повторных корректировок и загрузок планов.

Работа в системе ELMA настолько удобна и способна решать множество задач, что отпадает необходимость прибегать к сторонним программам.

Единое информационное пространство

ELMA Проекты+ предоставляет руководителям проекта удобные инструменты для управления проектом и взаимодействия между его участниками.

На одной странице доступна такая информация:

• Обобщенная информация о проекте
• План проекта (диаграмма Ганта)
• Бюджет проекта
• Задачи по проекту (мои, от меня, фазовые и др.)
• Риски проекта
• Документы по проекту
  
  

Представленная на странице проекта информация, отображена в небольших информационных панелях (портлетах), расположение которых может настраивается с учетом пожеланий конкретного пользователя. Для перехода на страницу с подробной информацией, необходимо всего лишь кликнуть по заголовку портлета.

Коммуникации в проекте

В системе реализованы удобные инструменты для построения взаимоотношений между участниками проекта, при чем соблюдается высокий уровень безопасности при работе с конфиденциальной информацией.

Пользователи могут общаться в рамках одного проекта посредством ленты сообщений – отправлять друг другу сообщения, оставлять комментарии, прикреплять документы и файлы.

Лента сообщений напоминает общение в Facebook и отображается на специальной панели (портлете), которая доступна из карточки проекта, что позволяет хранить всю переписку рядом с ним.

Любой участник проекта может инициировать любую тему для обсуждения. Для этого ему необходимо лишь создать в ленте сообщение и все участники проекта его сразу же увидят и смогут подключиться к диалогу.

Защита информации

Приложение ELMA Проекты+ реализован механизм разделения прав доступа к информации по проекту, что позволяет исключить утечку конфиденциальной информации.

Права доступа к ресурсам, распределяем менеджер проекта, согласно ролей и задач, выполняемых участниками проекта.

В системе предусмотрены достаточно гибкие настройки прав доступа, что позволяет разграничить права отдельно для общей информации по проекту, отдельным документам, бюджету и другим объектам.

Проектный конвейер

Приложение ELMA Проекты+ позволяет организовать потоковое управление типовыми проектами и построить так называемый «Проектный конвейер».

Проектный конвейер в прямом смысле слова, позволяет увидеть полную и прозрачную картину движения проектов по «конвейеру», отследить и своевременно устранить сбои и «заторы» в процессах.

В основе проектного конвейера лежат бизнес-процессы, которые позволяют оптимизировать и автоматизировать выполнение типовых операций, освободиться от рутины и сконцентрироваться на более значимых задачах, что значительно ускоряет получение уникального результата.

Проектный конвейер, позволяет отслеживать этапы различных типов проектов, видеть их стадии и показывать целостную картину по проектам в организации.

Аналогично классическому конвейеру, система отобразит массовое сосредоточение проектов на определенных стадиях, что и будет сигнализировать о наличии проблемных (узких) зон.

Бизнес-процессы в проектном конвейере

Бизнес-процессы могут быть использованы в таких ситуациях:

Изменение стадий жизненного цикла проекта.

При попытке изменить стадию жизненного цикла проекта, автоматически будут запускаться соответствующие бизнес-процессы. Например, для изменения стадии проекта, завершения проекта, оформления документации, выставления счетов, согласования документации и др.

Этап календарного плана проекта.

На любом из шагов календарного плана, можно добавлять автоматический запуск бизнес-процесса. Например, если после задачи «Разработка технического задания», поставить бизнес-процесс согласования с Заказчиком технической документации, то он будет запущен сразу после выполнения этой задачи. Также это будет актуально для согласования бюджетов, получения платежей, осуществления платежей, подготовки и согласования документов и многого другого.

Карточка проекта.

Также, бизнес-процессы можно запускать прямо из карточки проекта. Это как правило сервисные процессы, не связанные с выполнением основных задач по проекту. Например, обработка внутренней и внешней документации, запросы на увеличение бюджета или внеплановые затраты, подготовка дополнительных соглашений к договорам и др.

Запуск процесса из карточки выполняется в один клик, а в запущенный процесс будут автоматически добавлены нужные данные по этому проекту, что минимизирует транзакции.

Шаблоны проектов

В ELMA Проекты + возможно создания неограниченного количество шаблонов проектов, что будет особенно интересно компаниям, которые занимаются проектной деятельностью.

При создании нового проекта из шаблона, автоматически создаются заранее заложенные в шаблон — план проекта, структура бюджета, иерархия папок с документами, роли проекта, интерфейс карточки проекта и информационных панелей (портретов).

Это позволяет значительно сократить время создания и запуска проекта в работу.