Автоматизация HR бизнес-процессов

Кадры решают все, кадры ценный ресурс компании – популярные фразы, но как показывает практика, автоматизация HR процессов рассматривается в последнюю очередь. Все начинается стандартно, сначала автоматизируем бухгалтерский учет, а потом все остальное. HR отдел при этом продолжает вести учет в Excel, а порядок в делах и документах поддерживается волевыми усилиями сотрудников отдела.

Исходя из практики внедрения BPM систем (Business Processes Management), сегодня ситуация немного изменяется и спрос на автоматизацию HR процессов несомненно растет. Предлагаю на некоторых примерах разобраться в потребности автоматизации HR бизнес-процессов, и не только.

Зачем автоматизировать HR бизнес-процессы?

Данный вид процессов относится к сервисным (обеспечивающим) процессам, важной задачей которых является снабжать ресурсами основные процессы и процессы управления.

Структура бизнес-процессов организации

Цели для оптимизации и автоматизации разных типов процессов имеют некоторые отличия.

Для процессов управления характерна гибкость, которая должна обеспечить устойчивость к внешним изменениям внешней среды (рынок, экономика и др.).

Автоматизируя основные бизнес-процессы, мы снижаем стоимость транзакций, повышаем скорость и качество их исполнения, что непременно приводит к увеличению прибыли. Плохо отлаженные процессы, а что самое страшное еще и автоматизированные, значительно увеличивают издержки и повышают вероятность потери Клиентов. Поэтому иногда будет правильнее начинать автоматизацию именно с основных процессов.

Зачем тогда оптимизировать HR и другие бизнес-процессы? Зачем тратить средства на их автоматизацию?

Дело в том, что если рассматривать каждую транзакцию обеспечивающего процесса отдельно, то стоимость его не велика, но если учесть все транзакции, то можно затраты могут быть колоссальными. Автоматизация обеспечивающих процессов значительно снижает потери и положительно влияет на эффективность функционирования всей организации.

Автоматизация HR бизнес-процессов посредством BPM системы

Как показывает практика, каждая компания имеет свои особенности в организации работы с персоналом. Зачастую, HR бизнес-процессы слабо формализованы либо не формализованы вообще. Даже наличие должностных инструкций и других регламентирующих документов, абсолютно не гарантирует их соблюдение. А самым распространенным на сегодняшний день инструментом автоматизации является — отсутствие автоматизации. В работе используются Excel файлы, быстро собранные базы на Access, документы Google и др.

Среди существующих решений автоматизации HR подразделений можно выделить следующие:

  • 1С и системы электронного документооборота – решают отдельные задачи кадрового учета.
  • Встроенные или дополнительные расширения по для автоматизации HR подразделения к ERP системам – дороги и применимы только в крупных компаниях и корпорациях.
  • Отечественные, коробочные и Web решения – закрывают отдельные узкие задачи (публикация вакансий, поиск резюме, база данных и др.).
  • Полноценные, мощные HRM решения – дороги, решают задача только HR подразделения поэтому практически не применяются.

BPM системы – решают очень широкий круг задач как для HR подразделения, так и для предприятия в целом.

Решения для автоматизации HR подразделения

Как видно, инструментов достаточно, но универсальных (системных) и готовых решений к сожалению, не существует. Одни публикуют вакансии и формируют базу кандидатов, другие ведут кадровый учет и рассчитывают заработную плату, третьи могут рассчитывать KPI и так далее. Также, не все программные продукты можно синхронизировать друг с другом и объединить в единую систему, работать через Web интерфейс, а тем более использовать на смартфонах, планшетах и других гаджетах.

BPM система не является специализированным и готовым решением для HR подразделения, но по сравнению с другими программами, обладает многими преимуществами:

  • За счет огромного потенциала и гибкости, посредством BPM системы можно автоматизировать бизнес-процессы с учетом всех требований, предъявляемых каждой отдельной организацией.
  • BPM система может интегрироваться с уже имеющимися программами — 1С предприятие и др. конфигурации, 1С – Битрикс, Microsoft SharePoint, ERP, IP телефония, корпоративный web портал и др.
  • BPM система применима не только для автоматизации HR процессов, но и других процессов предприятия. Поэтому отпадает необходимость в применении еще каких-либо IT решений. Единый интерфейс системы, позволит и другим подразделениям эффективно работать с системой.
Интерфейс системы ELMA BPM – сотрудник любого подразделения может запустить интересующий его процесс.

 

Поэтому, автоматизация HR процессов на базе BPM системы позволяет подключить к автоматизации и другие процессы — командировки, отпуска, отгулы, с последующей генерацией соответствующих документов (заявления, приказы и др.). Параллельно, система позволяет автоматизировать и процессы по управлению оплатами, поступлениями, договорами и др. То есть, любой документ можно сгенерировать и отправить по заранее запланированному для него маршруту согласования, ознакомления, рассмотрения, подписания и др.

Автоматизация HR бизнес-процессов в системе ELMA BPM

В данном разделе предлагаю отойти от рассмотрения сложно формализованных процессов (повышение внутренних коммуникаций, развитие корпоративной культуры и др.) и сконцентрироваться часто повторяющихся, рутинных процессах, которые достаточно удобно автоматизировать и моделировать. К таким процессам можно отнести: согласование отпусков и командировок, процессы приема и увольнения сотрудников, построение графика отпусков в др.

HR Бизнес-процессы

Одной из основных задач, которую решает HR отдел, является – наем персонала, а в рекрутинговых компаниях вообще относится к основному процессу, который приносит ценность Клиенту. Наем персонала в организации можно подразделить на три этапа – поиск и подбор, сопровождение и увольнение. Также, в зависимости от масштабов компании и особенностей работы HR отдела, еще могут добавляться задачи планирования, бюджетирования, обучения, ведения кадрового делопроизводства и др.

Процесс найма персонала

Разделим весь бизнес-процесс на несколько этапов: подачи заявки, поиск, оценка, прием и оформление на работу, адаптацию.

Модель бизнес-процессов найма персонала

В BPM системе возможно создавать собственные, уникальные маршруты движения, в которых реализуются те этапы, которые присущи конкретной организации. Также, автоматизация подразумевает полный монитор всех этапов найма персонала.

Можно автоматизировать как отдельные задачи, так и связать в цепочку комплекс задач. Например, руководитель отдела из Web интерфейса запускает процесс согласования Заявки на подбор персонала. После внесения данных, заявка автоматически отправляется на согласование к руководителю. В случае положительного согласования Заявка спускается в HR отдел и запускается задачи по подбору кандидата. В процессе подбора отобранные кандидаты добавляются в базу данных системы и по каждому из них можно указывать этапы работы, что дает возможность эффективно отслеживать все действия с кандидатами. Финального кандидата также можно утвердить в системе — согласовать дату выхода, длительность испытательного срока и заработную плату, а в его первый рабочий день автоматически запустятся задачи оформить прием на работу, подготовить рабочее место, автоматически сгенерируется приказ и так далее.

Пример бизнес-процесса подбора кандидатов
Пример бизнес-процесса проведения интервью

Система позволяет сотрудникам эффективно контролировать этапы работы с кандидатом – показывать количество просмотренных кандидатов по каждой заявке, кто из них на каком этапе находится и др. При этом система будет автоматически напоминать о необходимости выполнения тех или иных действий, приближающихся сроках, о просроченных задачах и других событиях.

Также, в BPM системе удобно планировать системном календаре любые мероприятия с кандидатом, подключать к ним других сотрудников, прикреплять к событию документы (резюме, рекомендации, результаты тестов и др.).

Планирование события в календаре

Для мониторинга и анализа работы в системе доступны удобные инструменты – различные индивидуальные показатели активности, информационные панели, отчеты, графики и др.

Информационная панель (портлет)

При добавлении нового кандидата, система автоматически осуществит поиск на наличие кандидатов в базе данных чтобы предотвратить дублирование резюме, а также, при поиске по базе данных исключит из него кандидатов, находящихся в черном списке.

Реестр кандидатов
Добавление резюме нового кандидата

Управление отсутствиями (отпуска, отгулы, больничные и др.)

В каждой организации предусмотрены ежегодные отпуска сотрудников, как плановые, так и внеплановые.

В данном случае BPM система станет незаменимым помощником в упрощении и автоматизации процедур согласования и подписания заявлений на отпуск. Смоделированные HR бизнес-процессы можно запускать с любого устройства (ПК, планшет, телефон и др.), а возможность выбора заместителя на период отсутствия, позволяет автоматически перенаправлять ему задачи и предотвращать торможение процессов.

В конце процесса, в случае успешного согласования отпуска, автоматически сгенерируется пакет документов — заявление на отпуск, приказ и др. Документы необходимо лишь распечатать и подписать.

Пример бизнес-процесса согласования отсутствия

Также, посредством BPM системы элементарно решается задача по планированию ежегодных отпусков всего предприятия. Система позволяет каждому сотруднику подать и согласовать свой график, а консолидация данных в единую базу отпусков произойдет автоматически, в случае положительного согласования.

Пример бизнес-процесса согласования графика отпусков

Система автоматически в запланированное время, поставит задач сотрудникам о необходимости предоставить графики отпусков, при этом поможет рассчитать длительность согласно лимитам и правилам, установленным в организации.

Задача по планированию отпуска

Поскольку все отпуска аккумулируются в единую базу, то система отследит и уведомит о пересечениях дат с замещающими сотрудниками, а также отправит уведомления о необходимости откорректировать даты чтобы избежать форс-мажоров.

Сведения по отпускам утверждаются на уровне руководителей отделов, поступают в кадровую службу для формирования сводного графика отпусков.

Сводный график утвержденных отпусков

Система позволяет отслеживать приближающиеся запланированные даты отпуска и автоматически запускать задачи для подаче заявления на отпуск.

Форма заявления на отпуск

Информация о всех отсутствующих сотрудниках, периодах и причинах их отсутствия, отображается на главной странице системы на специальной панели, что позволяет руководителям быстро получать информацию об отсутствиях.

Панель мониторинга отсутствий

Подводя итоги.

Как показывает практика — одинаковых компаний не существует, а соответственно не существует одинаковых решений.

Автоматизация HR процессов на приведенных в данной статье примерах, показывают лишь малую часть возможностей BPM системы.

Более подробную информацию о системе ELMA BPM Вы можете найти в разделе сайта «Программные продукты«.


Попробуйте ELMA BPM прямо сейчас!

Контакты

Украина, г. Киев, бульвар Тараса Шевченка, 33

(044) 232-29-00

(098) 191-33-88

info@top-evolution.com.ua

Обратная связь

Наверх
Демо-версия ELMA CRM+ on-line
×
Демо-версия ELMA ECM+ online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA BPM online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA KPI online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA ПРОЕКТЫ+ online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Заказ презентации

Для заказа персональной презентации системы ELMA заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами чтобы договориться о времени и способе проведения презентации.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Получить Trial версию

Для получения Trial версии системы ELMA, заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, поможет подобрать необходимую конфигурацию, предоставит дистрибутив системы и интересующее количество временных лицензий.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Демо-версия ELMA CRM+ online

Для перехода на страницу с Demo версией, заполните пожалуйста данную форму.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Приобрести версию Elma Express 20

Набор версии ELMA Express на 20 пользователей – отличный выбор для небольшой компании. Заполните и отправьте пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с вами в ближайшее время, чтобы подробнее рассказать о составе набора, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести решение.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Приобрести версию Elma Express 30

Набор версии ELMA Express на 30 пользователей – отличный выбор для небольшой компании. Заполните и отправьте пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с вами в ближайшее время, чтобы подробнее рассказать о составе набора, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести решение.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Запрос стоимости Elma Enterprise

Заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, чтобы подробнее рассказать о вариантах и стоимости версии Elma Enterprise, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести данное решение.

Фаше ФИО
Ваша должность
Ваш телефон
Ваш Email
Название Компании
Страна / Город
Комментарий

×
Калькулятор
Платформа ELMA BPM
В стоимость платформы включены: Cервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM - базовый и приложение ELMA ECM+
Количество именных лицензий Elma BPM
Количество конкурентных лицензий Elma BPM
Elma CRM+
Elma Проекты+
Количество именных лицензий для Elma Проекты +
Elma KPI
Количество именных лицензий для Elma KPI
Количество именных лицензий к мобильным приложениям
Дополнительные модули
Комментарий
×
Закзать версию Elma Standart
[contact-form-7 404 "Not Found"]
×
Задать вопрос
Фаше имя
Ваш Email
Ваш вопрос

×
Выбор Demo Версии

Для всех продуктов линейки ELMA приготовлены отдельные Demo версии. Выберите пожалуйста ту версию, которая больше всего подойдет для решения Ваших задач.

×
Запрос стоимости Elma Standart

Заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами, чтобы подробнее рассказать о вариантах и стоимости версии Elma Standart, ответить на ваши вопросы и помочь приобрести данное решение.

Фаше ФИО
Ваша должность
Ваш телефон
Ваш Email
Название Компании
Страна / Город
Комментарий

×
Получить бесплатную версию

Для получения бесплатной версии системы ELMA, заполните пожалуйста данную форму. Менеджер компании свяжется с Вами для предоставления дистрибутива системы.

Название Компании*
Фаше Имя*
Ваш телефон*
Ваш Email*
Комментарий

×
Подписка на рассылку

[wysija_form id=»1″]

×
Задать вопрос
Фаше имя
Ваш Email
Ваш вопрос

×
Для загрузки дистрибутива системы, заполните форму.

×
Мы свяжемся с Вами в ближайшее время!
+38(099) 999 9999