Електронний документообіг Contentum ECM — комплекс сучасних рішень для управління корпоративним контентом що дозволяє організувати ефективну роботу з документами, підвищити якість взаємодії всередині компанії, побудувати унікальні маршрути руху документів та автоматизувати бізнес-процеси.

В даний час, якщо в організації встановлена програма для електронного документообігу - це говорить не тільки про імідж компанії, але і є реальним показником зрілості її бізнес-процесів та високої культури у поводженні з документами.

Програма для документообігу Contentum ECM — це саме те рішення, яке дозволить позбавитися купи паперів на столі, спростить операції з документами, організує зберігання, розпаралелітить документопотоки, забезпечить чіткий контроль, а також дозволить реалізувати власні унікальні маршрути руху документів.

Вся концепція управління електронними документами заснована на контурі ЕДО — електронний документообіг, який дозволяє гнучко керувати потоком документів за допомогою таких операцій, як:

• Захоплення
• Зберігання/Відображення/Пошук
• Рух, узгодження, підписання, ознайомлення
• Забезпечення безпеки
• Контроль/Звітність
• Знищення/архівація

Набір усіх дій чудово регламентується MoReq2 – системою Європейських стандартів електронного документообігу.

Номенклатура є системою зберігання документів, що значно полегшує формування справ та їх реєстрацію. Номенклатура визначає правила формування реєстраційних номерів, термінів зберігання документів, архівації та інше.

Система дозволяє створювати різні типи документів (договори, рахунки, накази та ін.), з власними налаштуваннями, індивідуальними формами відображення, маршрутами руху, рівнем доступу та багатьма іншими особливостями.

Зберігання документів реалізовано через звичний провідник (структуру вкладених папок), відображення, ієрархія, права доступу і система пошуку гнучко налаштовується.

Також є можливість використовувати в реєстрі папки-фільтри та папки-дії.

Функціональна система пошуку Contentum ECM дозволяє реалізувати швидкий пошук за всіма атрибутами документа, налаштувати розширений пошук, зберігати результати пошуку у вигляді фільтрів, а також знаходити документи за текстом вкладених файлів, використовуючи повнотекстовий пошук.

При роботі з документами зберігаються всі версії додані користувачами, із зазначенням автора, дати та поточного статусу.

Також підтримується функція редагування версій та порівняння відредагованих версій.

У системі реалізовано повний набір операцій із документами – реєстрація, винесення резолюції, узгодження, ознайомлення, підписання, зокрема і з допомогою ЭЦП.

Створені / Завантажені в систему документи, можна відправляти заздалегідь налаштованими маршрутами, що є певними алгоритмами дій (реєстрація, погодження, підписання та ін.), що проходять через різних виконавців. Маршрути створюються та налаштовуються індивідуально для кожного типу документа та з урахуванням усіх особливостей бізнес-процесів організації.

Система дозволяє створювати різні шаблони документів для подальшої генерації. Наприклад, підставити в документ найменування контрагента, предмет, суму, штрих-код та інші дані. Генерація можлива у форматах MS Word та MS Excel, а також можлива трансформація у документи PDF.

Високі інтеграційні можливості дозволять підписувати внутрішні та зовнішні документи з використанням сервісу Вчасно прямо із інтерфейсу системи а також завантажувати та архівувати документи Вчасно в мережевому сховищі

Система штрихкодування документів дозволяє генерувати і друкувати унікальні штрихові коди на документи, при їх реєстрації, а відповідно дає можливість миттєвий документ при його скануванні.